Системы электронного документооборота

Что такое СЭД

Система электронного документооборота (СЭД) — это программа или веб-сервис, который автоматизирует делопроизводство в компании или государственном учреждении. В СЭД документы создают, согласуют, подписывают, отправляют контрагентам и хранят в электронном виде.

Программы ЭДО берут на себя самые трудоёмкие бизнес-процессы: регистрацию и нумерацию документов, маршруты согласования, контроль сроков, поиск по архиву. Сотрудники работают через браузер или мобильное приложение, а руководитель видит состояние дел без ручных отчётов.

Одна из таких систем — Saby (ранее СБИС): в ней в одном окне собраны обмен документами с контрагентами, внутренний документооборот, отчётность и архив.

История развития СЭД

Первые попытки автоматизировать делопроизводство появились, когда документов стало слишком много, а подразделения и поставщики оказались далеко друг от друга: согласование одного договора могло длиться месяцами.

1. Конец 1980-хПервые узкоспециализированные СЭД — под конкретную организацию, регламент или отрасль. Быстро перестраиваться под новые процессы они не умели.
2. 1990-еПоявляются универсальные системы: сначала разрабатывается ядро, а модули под задачи компании подключаются и отключаются по мере необходимости.
3. 2000-еОт электронных карточек документов СЭД переходят к сложным маршрутам согласования и оптимизации документооборота.
4. 2011Принят закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: документ с квалифицированной подписью равнозначен бумажному.
5. Середина 2010-хК настольным программам добавляются облачные сервисы и мобильные приложения.
6. 2019Реформа закона об электронной подписи (№ 476-ФЗ): ужесточены требования к удостоверяющим центрам и заложен переход к выдаче подписей руководителям через ФНС.
7. 2022Подписи руководителям компаний и ИП выдаёт ФНС.
8. 2023–2024Сотрудники подписывают документы от имени компании своей подписью по машиночитаемой доверенности (МЧД).

Сегодня СЭД в том или ином виде используют почти все компании — от бесплатных решений для небольшого бизнеса до платформ для холдингов и госучреждений.

Преимущества СЭД

Насколько хорошо налажены процессы в организации, видно по числу просроченных задач, длительности согласований и тому, как быстро можно получить управленческую отчётность. Вот что даёт СЭД:

Ещё один плюс — удалённая работа: с документами можно работать из любой точки, где есть интернет. Надёжная СЭД стоит денег, но затраты на неё окупаются за счёт этих преимуществ.

Что умеет современная СЭД

Современные платформы ЭДО масштабируются и подстраиваются под задачи бизнеса. Документы, которыми обмениваются через СЭД с электронной подписью, имеют юридическую силу — это гарантирует закон № 63-ФЗ.

Сотрудникам больше не нужно ездить в налоговую, а контролирующим органам — вбивать данные вручную: всё передаётся в электронном виде.

• Обмен юридически значимыми документами с контрагентами, в том числе у других операторов — через роуминг
• Отправка отчётности в ФНС, СФР, Росстат и другие контролирующие органы
• Маршруты согласования и разграничение прав доступа для сотрудников
• Связь с бумажным документооборотом: сканирование, распознавание, QR-коды на распечатках
• Облачный архив с быстрым поиском по реквизитам и ключевым словам
• Шифрованные каналы связи и резервное копирование данных

Требования к СЭД

При выборе системы документооборота учитывайте специфику деятельности, цели и бюджет организации.

Основные требования

• Архив и быстрый поиск нужных документов
• Сканирование, распознавание и ввод бумажных документов
• Создание документов по требованиям законодательства и в форматах ФНС
• Интуитивно понятный интерфейс
• Разграничение прав доступа
• Техническая поддержка
• Защищённость данных

Дополнительные требования

• Массовый ввод документов — обязателен для крупных компаний
• Работа с электронными подписями и МЧД
• Минимальное время простоя при сбоях
• Надёжность разработчика СЭД

Сравнение основных СЭД

Любая система создаётся под конкретную задачу, но часто сочетает черты нескольких типов. Чтобы выбрать подходящую, сравните основные категории СЭД.

Отдельно различают коробочные и заказные системы. Коробочная СЭД внедряется быстро и с минимальными затратами, а функции настраиваются под компанию. Заказную разрабатывают под специфичные задачи госструктур и крупных корпораций — дольше и дороже.

Saby — коробочная система с CRM-функциями: готовые коннекторы к 1С и другим учётным системам, API для интеграции с корпоративным ПО и конвертация документов в форматы ФНС.

Правовое регулирование

Перед переходом на СЭД стоит изучить нормативную базу электронного документооборота, чтобы бизнес-процессы шли без сбоев. Основные документы:

• Федеральные законы: № 63-ФЗ «Об электронной подписи», № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», № 152-ФЗ «О персональных данных», № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»
• Налоговый кодекс и приказы ФНС — порядок обмена электронными счетами-фактурами и форматы первичных документов
• Приказы Росархива, Минфина и других ведомств, в том числе перечень типовых управленческих архивных документов со сроками их хранения
• ГОСТы по делопроизводству и архивному делу: ГОСТ Р 7.0.97-2016 (оформление документов), ГОСТ Р 7.0.8-2013 (термины), ГОСТ Р ИСО 15489-1 (управление документами), ГОСТ Р 53898-2013 (взаимодействие СЭД), ГОСТ Р 54471-2011 (электронное хранение) и другие

Операторы, через которых компании обмениваются счетами-фактурами, работают по правилам ФНС. За доступ посторонних к информации и разглашение коммерческой тайны или персональных данных предусмотрена административная и даже уголовная ответственность.

Как выбрать систему ЭДО

Сначала определите, какие задачи должна решать система. Затем проверьте, что оператор обеспечивает:

• Обмен юридически значимыми документами и роуминг с операторами ваших контрагентов
• Интеграцию с 1С или другой учётной системой без ручного переноса данных
• Архивацию, хранение и резервное копирование документов
• Шифрование каналов связи и доступ к информации только для разрешённых сотрудников
• Работу с квалифицированной подписью и МЧД
• Техническую поддержку и помощь при внедрении

Сравнить операторов и их функции поможет статья «Операторы ЭДО».

Как внедрить СЭД

Внедрение СЭД не требует специального оборудования — достаточно компьютера и интернета. Этапы:

1. 1 Проанализируйте процессы Найдите сильные и слабые места текущего документооборота.
2. 2 Выберите оператора и тариф Проверьте роуминг с контрагентами и интеграции — тарифы Saby Docs.
3. 3 Протестируйте систему За пробный период сотрудники освоят работу в сервисе.
4. 4 Закрепите правила Утвердите регламент обмена, внесите изменения в учётную политику, издайте приказ о переходе на ЭДО.
5. 5 Обучите сотрудников Настройте права доступа и МЧД, пригласите контрагентов.

В Saby можно отправить документ даже контрагенту, который пока не подключён к ЭДО: оператор сам свяжется с ним и доставит документ. При подключении через партнёра настройка и обучение бесплатны.