Что такое электронный документооборот?

Что такое ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен документами между организациями, предпринимателями и физическими лицами в электронном виде через защищённые каналы связи. Счета-фактуры, УПД, акты и договоры создаются в учётной системе, подписываются электронной подписью и уходят контрагенту за минуты.

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, равнозначен бумажному с собственноручной подписью и печатью — это закреплено в законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». С каждым годом на ЭДО переходит всё больше компаний: это удобнее, надёжнее и дешевле бумаги.

Как работает ЭДО

Отправитель формирует документ и подписывает его электронной подписью. Оператор ЭДО доставляет файл получателю и фиксирует дату отправки и получения.

Получатель проверяет документ и подписывает его в ответ — с этого момента он считается принятым обеими сторонами. Если есть ошибки, документ отклоняют с указанием причины, отправитель исправляет его и направляет заново.

1. 1Создать или загрузить документ в учётной системе
2. 2Подписать электронной подписью
3. 3Отправить контрагенту через оператора ЭДО — если он ещё не подключён, вместе с документом уйдёт приглашение
4. 4Получить ответную подпись и извещение о получении

Изменить документ незаметно после подписания невозможно: любая правка нарушает электронную подпись, и это сразу видно при проверке.

Кому подойдёт ЭДО

Крупным компаниям, которые отправляют тысячи и десятки тысяч документов в месяц, переход на ЭДО экономит сотни тысяч рублей в год и снижает риски: документы не теряются, в реквизитах меньше ошибок, штрафов от контролирующих органов — тоже.

Малому и среднему бизнесу ЭДО помогает быстрее выставлять счета и получать оплату. Даже если документов немного, крупные контрагенты часто работают только в электронном виде и просят подключиться.

Производителям, импортёрам, оптовикам и рознице, которые работают с маркированными или прослеживаемыми товарами, ЭДО обязателен: коды маркировки передаются в УПД. Подробнее — на странице Маркировка.

Преимущества ЭДО

Внутренний и внешний ЭДО

Внутренний ЭДО — это приказы, инструкции, заявления, кадровые документы и расчётные листки между сотрудниками одной компании. Внешний — обмен первичкой и договорами с контрагентами.

Требования к ним разные: для внешнего нужен оператор и квалифицированная подпись, внутренний регулируется локальными актами компании.

Ограничений по видам документов во внешнем обмене нет: кроме формализованных УПД и актов можно отправлять любые файлы по согласованию с контрагентом.

Юридическая сила

Что нужно для юридической значимости

• Квалифицированная подпись руководителя или МЧД сотрудника
• Утверждённый формат ФНС для первичных документов
• Обмен через оператора ЭДО

Роуминг между операторами

Если контрагент работает у другого оператора, документы ходят через роуминг — менять оператора ему не придётся. Подробнее — в статье «Операторы ЭДО».

Можно ли совмещать ЭДО с бумагой

Да. Если контрагент по какой-то причине не готов подписать документ электронно, подпишите его на бумаге. В Saby на распечатке документа ставится QR-код: достаточно отсканировать подписанный экземпляр, и система сама свяжет скан с электронным документом.

Как перейти на ЭДО

1. 1 Выберите оператора и тариф Сравните роуминг, интеграции и стоимость исходящих — тарифы Saby Docs.
2. 2 Получите электронную подпись Руководителю — в ФНС, сотрудникам — в удостоверяющем центре по МЧД.
3. 3 Пригласите контрагентов Оператор отправит приглашения и настроит роуминг.
4. 4 Настройте интеграцию с учётом Документы уходят прямо из 1С или другой системы.

Saby уже используют миллионы компаний и предпринимателей — велика вероятность, что ваши контрагенты тоже в системе. При подключении через партнёра настройка и обучение бесплатны.