Операторы электронного документооборота

Кто такой оператор ЭДО

Оператор ЭДО — это организация, которая обладает техническими, технологическими, правовыми и кадровыми возможностями для юридически значимого документооборота с использованием электронной подписи.

В обмене документами оператор выступает третьей, незаинтересованной стороной: он доставляет файлы от отправителя к получателю, фиксирует дату и время каждого действия и официально подтверждает факт обмена. Выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде можно только через оператора ЭДО — таков порядок, утверждённый Минфином России (приказ от 05.02.2021 № 14н).

Требования к операторам ЭДО

Требования к операторам электронного документооборота утвердила ФНС России — впервые приказом от 04.03.2014 № ММВ-7-6/76@. Кратко их можно свести к трём пунктам:

• Лицензия ФСБ России на разработку, распространение и обслуживание защищённых информационных и телекоммуникационных систем с использованием шифровальных (криптографических) средств.
• Лицензия Роскомнадзора на оказание услуг связи по передаче данных.
• Сертифицированные программные средства, которые обеспечивают электронный документооборот.

Оператор, который соответствует требованиям, заключает соглашение с ФНС и попадает в перечень операторов ЭДО. Работать с документами, важными для налогового учёта, можно только через операторов из этого перечня.

Какие функции выполняет оператор ЭДО

Оператор отвечает не только за доставку документов. Вот что он делает для каждого участника обмена:

Документы, заверенные оператором, сохраняют юридическую силу и в судебных спорах: протокол обмена показывает, кто, когда и что подписал. Saby (ранее СБИС) предлагает модуль интеграции с 1С — документы отправляются прямо из интерфейса 1С, а для других учётных систем, например Oracle или SAP, есть API.

Роуминг между операторами

Если вы и контрагент подключены к разным операторам, документы ходят через роуминг — менять систему никому не придётся. Большинство крупных операторов связаны между собой и готовы работать в роуминге.

Когда роуминг настроен, документы отправляются и принимаются в обычном режиме. Saby принимает приглашения в роуминге автоматически, поэтому отдельная заявка чаще всего не нужна: вы отправляете приглашение, контрагент его принимает, и обмен начинается.

1. 1Проверьте, есть ли роуминг с оператором контрагента, — статус виден в личном кабинете
2. 2Если автоматической настройки нет, заполните заявку на роуминг
3. 3Отправьте контрагенту приглашение или примите его приглашение
4. 4Дождитесь уведомления, что роуминговая пара настроена, и начинайте обмен

Зашифрованные документы в роуминге не передаются — их можно отправлять только внутри сети одного оператора.

Как подключиться к ЭДО

Чтобы присоединиться к системе электронного документооборота, нужно:

1. 1 Оставить заявку на подключение Saby — одна из самых распространённых систем ЭДО в России: велика вероятность, что ваши контрагенты уже в ней.
2. 2 Получить счёт и заключить договор Специалист свяжется с вами, подберёт тариф и пришлёт приглашение на регистрацию на почту.
3. 3 Получить электронную подпись Руководителю — в ФНС, сотрудникам — по машиночитаемой доверенности (МЧД).
4. 4 Настроить рабочее место В Saby программы устанавливаются автоматически мастером настройки рабочего места, модуль 1С — по желанию.

При подключении через партнёра настройка и обучение бесплатны. Тарифы — на странице «Тарифы на ЭДО».

Как выбрать оператора ЭДО

Операторов на рынке много, и отличаются они не только ценой. При выборе обратите внимание на эти критерии:

• Роуминг. Оператор должен обмениваться документами с другими крупными операторами — тогда контрагентам не придётся переходить в вашу систему.
• Интеграция с учётной системой. Готовый модуль интеграции с 1С и API для других систем избавят от ручной загрузки документов.
• Стоимость исходящих. Входящие документы обычно бесплатны, платят за исходящие. Не выбирайте самый дешёвый вариант: слишком низкая цена часто сказывается на стабильности сервиса и качестве поддержки.
• Архив и поиск. Документы должны храниться весь положенный срок и быстро находиться по контрагенту, дате и сумме.
• Защита данных. Документы содержат коммерческую тайну — лучше, если у оператора собственные дата-центры на территории России.
• Удобство и техподдержка. Первоначальную настройку должен осилить любой пользователь без вызова специалиста, а круглосуточная поддержка — быстро решать технические вопросы.

Saby (Saby Docs) отвечает всем этим критериям: роуминг с крупными операторами, модуль интеграции с 1С, облачный архив, мобильное приложение и поддержка на всех этапах работы.