ЭТрН для своего груза, между складами и филиалами: когда нужна

Вопрос, нужна ли ЭТрН между складами и филиалами, встаёт у логистов и бухгалтеров каждый раз, когда груз едет не к контрагенту, а из одной своей точки в другую. Ответ зависит не от маршрута, а от того, есть ли в перевозке договорные отношения между двумя сторонами. Пока груз и машина принадлежат одному юридическому лицу, электронная транспортная накладная не нужна — достаточно путевого листа. Как только в цепочку встраивается наёмный перевозчик или отдельное юрлицо группы компаний, правила меняются, и разбираться в них лучше заранее, а не постфактум при проверке.

Почему своему грузу накладная не нужна

Транспортная накладная — это документ, который подтверждает договор перевозки: одна сторона поручает доставить груз, другая — перевозчик — берёт на себя обязательство это сделать. Договор невозможен, если обе роли исполняет одна и та же организация: нельзя заключить сделку с самим собой. Именно поэтому при перевозке собственного груза собственным транспортом, в том числе между филиалами одного юрлица, оформлять её не требуется — это разъяснение прямо дал Минтранс.

Отсутствие накладной не означает отсутствие документов вообще. Вместо неё компании нужны:

• путевой лист — его можно вести на бумаге или в электронном виде, кроме одного исключения: при перевозке пива, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции путевой лист обязателен именно в электронной форме;
• внутренний документ на перемещение — складская, а не перевозочная бумага. Она нужна, чтобы в учёте товар корректно «переехал» с одной точки хранения на другую, но оформление ЭТрН она не заменяет и не отменяет необходимость решать этот вопрос отдельно.

Юридическая основа здесь простая: договор перевозки груза определён статьёй 785 Гражданского кодекса РФ, а порядок и форма транспортной накладной, включая электронную, — приказами Минтранса, которыми регулируется порядок оформления ЭТрН. Оба источника исходят из того, что накладная оформляется именно для договора перевозки: без него у документа просто нет предмета регулирования — отсюда и вывод, что для перемещения собственного груза собственным транспортом между своими складами и филиалами она не нужна.

Пять ситуаций, в которых легко ошибиться

На практике вопрос, нужна ли ЭТрН между складами и филиалами, разбивается на несколько типовых сценариев. Разница между ними — в том, кто везёт груз, кому он принадлежит в момент перевозки и кто организует саму перевозку.

Внутренние склады, но перевозчик наёмный

Если компания не гоняет собственный транспорт, а нанимает для внутренних перевозок стороннюю транспортную компанию, договор перевозки возникает автоматически — а значит, нужна и накладная. Грузоотправителем и грузополучателем в ней указывается одна и та же ваша организация: на складе отгрузки заполняются данные отправителя, на складе приёмки — получателя, а перевозчик со своей стороны фиксирует принятие и сдачу груза.

Здесь действует важное послабление. Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 включил в перечень случаев, допускающих бумажную транспортную накладную, ситуацию, когда грузоотправитель и грузополучатель совпадают — то есть именно перевозку между подразделениями одного юрлица. Но это право, а не обязанность: если перевозчик и так работает с электронными перевозочными документами, переводить именно эти рейсы на бумагу нет смысла — электронную версию проще хранить, находить и сверять при проверках.

Компании одной группы — не одно и то же лицо

Филиал юридически остаётся частью той же компании, а дочернее общество — самостоятельное юрлицо. Если одна организация группы везёт своей машиной груз, принадлежащий другой компании этой же группы, формально это перевозка чужого груза. Между сторонами может быть заключён договор перевозки, и тогда электронная транспортная накладная обязательна. Общий собственник или единый бренд группы на этот вывод не влияют — учитывается только то, кто является юрлицом-владельцем груза.

Доставка клиенту собственным транспортом

Понятие «собственный груз» определяется не тем, кто загружал машину, а тем, кому груз принадлежит в момент перевозки. По общему правилу право собственности переходит к покупателю в момент передачи товара, но статья 223 ГК РФ позволяет договору поставки установить другой момент перехода — например, сразу при отгрузке со склада продавца. Если по условиям договора товар стал собственностью покупателя ещё до погрузки, машина продавца фактически везёт уже чужой груз, и вопрос о накладной нужно решать заново для каждого типа договора.

Перевозку организует экспедитор

Транспортная экспедиция — отдельный вид договора, регулируемый главой 41 ГК РФ, в частности статьёй 801. Экспедитор организует перевозку: либо сам выступает перевозчиком, либо от своего имени привлекает стороннего перевозчика. В обеих ситуациях у него возникает обязанность обеспечить оформление транспортной накладной — даже если груз перемещается между складами одной компании-заказчика. Заказчику стоит прямо прописать в договоре транспортной экспедиции, кто именно — экспедитор или сам заказчик — отвечает за выпуск электронной транспортной накладной и передачу её водителю.

Чем заменить ЭТрН при перемещении собственным транспортом

Раз накладная не нужна, это не значит, что перемещение можно вообще не документировать. Для учёта и на случай проверки пригодится обычный набор из трёх документов.

• Путевой лист. Подтверждает сам факт рейса: дату и время выезда, маршрут, водителя, транспортное средство, показания одометра. Оформляется на бумаге или в электронном виде; электронная форма обязательна для перевозки пива, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции, во всех остальных случаях выбор формы — на усмотрение компании.
• Накладная на внутреннее перемещение. Чаще всего используется унифицированная форма ТОРГ-13 или собственная форма, разработанная компанией и закреплённая в учётной политике — часть 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» разрешает организациям применять свои формы первичных документов при условии обязательных реквизитов. Документ фиксирует, что товар «переехал» с одного склада или подразделения на другой в учётной системе, и передаёт ответственность между материально ответственными лицами.
• Акт приёма-передачи материальных ценностей. Нужен, если груз при перемещении меняет материально ответственное лицо — например, кладовщика одного склада на кладовщика другого. Акт подписывают обе стороны, он фиксирует количество и состояние товара на момент передачи.

Эти три документа вместе закрывают и бухгалтерский учёт движения товара, и подтверждение самого факта перевозки — без транспортной накладной, которая в этой ситуации, как было показано выше, юридически излишня.

Типичные ошибки логистов и бухгалтеров

• Оформлять ЭТрН «на всякий случай» на внутренние рейсы. Без договора перевозки документ не нужен, а лишняя бумажная или электронная волокита только замедляет логистов.
• Путать складской документ с перевозочным. Накладная на перемещение решает задачи учёта, электронная транспортная накладная — задачи договора перевозки. Одно другое не заменяет.
• Считать дочернюю компанию «своей». С точки зрения перевозки это отдельное юрлицо, и общий собственник тут ничего не меняет.
• Забывать про разовую наёмную машину. Если в пиковый сезон часть внутренних рейсов отдают на подмену стороннему перевозчику, именно эти рейсы требуют накладной, даже если остальные — нет.
• Не оформлять путевой лист. Раз накладной нет, именно путевой лист подтверждает сам факт рейса и расходы на него при проверках.
• Не проверять роуминг ЭДО с оператором наёмного перевозчика. Если перевозчик подключён к другому оператору электронного документооборота, накладная не дойдёт до него без настроенного роуминга между операторами — об этом стоит узнать заранее, а не в момент отгрузки.

Как проверить рейс за три вопроса

Чтобы быстро понять, нужна ли ЭТрН между складами и филиалами для конкретного рейса, достаточно последовательно ответить на три вопроса.

1. Чей груз в момент перевозки? Если груз ваш — переходите к следующему пункту; если чужой — накладная нужна при наличии договора перевозки.
2. Чья машина и водитель? Собственный транспорт, в том числе арендованный без экипажа, — накладная не нужна, достаточно путевого листа. Наёмный перевозчик или экспедитор — накладная обязательна.
3. Совпадают ли отправитель и получатель? Если да и перевозчик наёмный, можно воспользоваться бумажным исключением из приказа Минтранса, но удобнее работать сразу в электронном формате.

Особые случаи: экспорт, самозанятые, роуминг ЭДО и МЧД

Перевозка при экспорте и импорте

Если груз далее едёт за пределы России, правила об ЭТрН для перевозки между российскими складами не меняются: вопрос по-прежнему решается по тем же критериям — есть договор перевозки или нет. Дополнительные документы для международного участка маршрута не заменяют и не отменяют необходимость отдельно определить, нужна ли накладная на территории России.

Перевозчик — самозанятый

Если для рейса между складами компания нанимает самозанятого с личным автомобилем, возникает тот же договор перевозки, что и с любым другим сторонним перевозчиком, — а значит, ЭТрН нужна на общих основаниях. Самозанятому для подписания документа потребуется доступ к системе ЭДО: он может подключиться самостоятельно или воспользоваться доступом, который предоставит заказчик перевозки.

Роуминг между операторами ЭДО

Компания и привлечённый перевозчик нередко работают в разных системах электронного документооборота. Чтобы накладная, отправленная в одном сервисе, дошла и была подписана в другом, между операторами должен быть настроен роуминг. Перед первой отправкой стоит уточнить у перевозчика, каким оператором ЭДО он пользуется, и заранее проверить, что роуминг между вашими сервисами включён — иначе документ «зависнет», а рейс придётся подтверждать вручную.

Машиночитаемая доверенность для подписанта

Если накладную со стороны компании подписывает не руководитель, а сотрудник по доверенности — логист, кладовщик, диспетчер, — для подписания электронной подписью физлица ему нужна машиночитаемая доверенность (МЧД). Это касается и водителей, если по регламенту компании они сами подписывают приём или сдачу груза в системе ЭДО от имени перевозчика.

Что изменится с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года расширяется перечень случаев, для которых электронная транспортная накладная становится обязательной или прямо предусмотренной нормативно, — в том числе применительно к отдельным категориям грузов и перевозок, ранее допускавшим только бумажный документооборот. На вопрос, нужна ли ЭТрН между складами и филиалами при перевозке собственным транспортом, это изменение прямо не влияет: без договора перевозки накладная по-прежнему не требуется. Но там, где перевозку осуществляет наёмный перевозчик или экспедитор, стоит заранее уточнить у него и у своего оператора ЭДО, попадает ли конкретный вид груза или перевозки в обновлённый перечень, и перейти на электронный формат, не дожидаясь даты вступления изменений в силу.

Практический совет: даже если сейчас для внутренних рейсов с наёмным перевозчиком используется бумажная накладная по исключению из приказа Минтранса № 262, разумно уже сейчас настроить электронный документооборот с постоянными перевозчиками. Тогда переход на обязательный формат не потребует срочной перестройки процессов.

Пошаговая инструкция: как оформить ЭТрН при перевозке между складами

Когда по итогам проверки из предыдущего раздела выяснилось, что накладная нужна — например, перемещение между складами выполняет наёмный перевозчик или экспедитор, — оформление проходит по общей схеме, независимо от конкретной системы ЭДО.

1. Создать заявку на перевозку. В ней указывают адреса отправления и назначения — при перевозке между своими складами в обоих полях фигурирует ваша компания, но с разными адресами и, если нужно, разными материально ответственными лицами.
2. Заполнить сведения о грузе. Наименование, количество, вес, объём, при необходимости — код маркировки для товаров, подключённых к системе «Честный знак».
3. Указать перевозчика и транспорт. Реквизиты организации-перевозчика или самозанятого, данные водителя и транспортного средства.
4. Отправить документ через оператора ЭДО. Если перевозчик работает через другого оператора, документ пройдёт через настроенный роуминг; если нет — прежде чем отправлять, роуминг нужно подключить.
5. Подписать со стороны отправителя, перевозчика и получателя. Каждая сторона подписывает свой раздел накладной; для представителей по доверенности потребуется МЧД.
6. Подтвердить приём груза на складе назначения. Получатель подписывает факт приёмки, после чего документ считается закрытым и хранится в системе ЭДО для последующих проверок.

Как этот вопрос закрывается в Saby TMS

На практике сложность не в самих правилах, а в том, чтобы применять их одинаково для десятков рейсов в день и не путать, где нужен путевой лист, а где — накладная. В сервисе Saby TMS заказы-заявки, путевые листы и электронные транспортные накладные ведутся в одном окне: для внутренних рейсов на своём транспорте система предлагает путевой лист, а для рейсов с наёмным перевозчиком — электронную транспортную накладную с уже перенесёнными данными о грузе и маршруте, без повторного ввода.

Водитель подтверждает приём и выдачу груза прямо в мобильном приложении, в том числе при отсутствии связи в пути. А интеграция с 1С — как с типовыми, так и с нетиповыми конфигурациями, — с SAP и через открытый API избавляет от двойного заведения одной и той же отгрузки или перемещения между складами в разных системах.

Роуминг с основными операторами ЭДО и работа с машиночитаемыми доверенностями уже настроены в сервисе, поэтому подключение новых перевозчиков, экспедиторов и самозанятых водителей не требует ручной донастройки под каждый случай.

Мы — партнёр Saby в Москве и разберём маршруты именно вашей компании: определим, где нужно подключить ЭТрН, а где хватит путевого листа, и настроим документооборот под обе схемы одновременно. Стоимость подключения — на странице тарифов, актуальные условия можно уточнить у наших специалистов.

Частые вопросы

Нужна ли ЭТрН между складами одной компании?

Нет, если груз перевозит собственный транспорт компании: договора перевозки в этом случае не возникает. Достаточно путевого листа и внутреннего документа на перемещение товара.

Мы наняли перевозчика для перемещения груза между филиалами. Что оформлять?

Нужна транспортная накладная, поскольку появляется договор перевозки. Так как отправитель и получатель совпадают, приказ Минтранса № 262 допускает оформить её на бумаге, но электронная транспортная накладная тоже подойдёт и будет удобнее для хранения.

Арендованная машина без водителя считается своим транспортом?

Да, если за рулём находится ваш собственный водитель и отдельного договора перевозки с третьим лицом нет.

Везём груз дочерней компании своей машиной — нужна ли накладная?

Дочерняя компания — отдельное юридическое лицо, а не часть вашей организации. Если между вами и дочерней компанией заключён договор перевозки, электронная транспортная накладная обязательна.

Нужна ли ЭТрН, если для одного рейса разово наняли стороннего перевозчика, а остальные рейсы возит свой транспорт?

Да, именно на этот разовый рейс. Проверка проводится не по компании в целом, а по каждому рейсу отдельно: как только в конкретной перевозке участвует наёмный перевозчик, для неё нужна транспортная накладная, даже если остальные рейсы между теми же складами продолжают ездить без неё.

Как быть, если между складами перемещается маркированный товар?

Помимо общего вопроса об ЭТрН стоит отдельно свериться с требованиями системы «Честный знак» к сопроводительным документам для конкретной товарной группы — правила вводятся поэтапно и различаются по категориям маркированной продукции.

Что грозит компании, если накладную не оформили там, где она была нужна?

Отсутствие обязательного документа может вызвать вопросы у Ространснадзора и ГИБДД при проверке в пути, а также у налоговой — при подтверждении расходов на перевозку для целей налогового учёта. Отдельная ответственность предусмотрена и за отсутствие путевого листа там, где он обязателен.

Нужна ли отдельная электронная подпись водителю для подписания ЭТрН?

Да, для подписания документа в системе ЭДО водителю нужна собственная электронная подпись физического лица, а если он подписывает документ от имени организации-перевозчика — дополнительно машиночитаемая доверенность.