ЭТрН и экспедиторские документы: поручение и расписки в 2026

Компании, которые заказывают перевозку через экспедитора, часто путают экспедиторские документы ЭТрН с самой транспортной накладной, хотя это бумаги из разных договоров. Поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки оформляют договор транспортной экспедиции, а электронная транспортная накладная — договор перевозки. С 1 сентября 2026 года весь этот комплект переходит в электронный вид, и бизнесу важно понимать, кто и в какой момент подписывает каждый документ, чтобы не задержать отгрузку и не получить претензии от контролирующих органов.

В статье разберём, чем экспедиция отличается от перевозки, что изменилось в законодательстве, как устроены поручение и обе расписки и в каких случаях экспедитор сам становится грузоотправителем в накладной.

Экспедиция и перевозка — это два разных договора

Перевозчик физически везёт груз из точки А в точку Б. Экспедитор организует перевозку: подбирает транспорт и перевозчика, заключает необходимые договоры, а иногда принимает груз клиента на собственный склад. По статье 801 Гражданского кодекса РФ экспедитор вправе заключить договор перевозки как от имени клиента, так и от своего собственного имени — это условие закрепляется в договоре транспортной экспедиции.

Отсюда и два самостоятельных набора документов. Договор перевозки подтверждает транспортная накладная — с 1 сентября 2026 года это электронная транспортная накладная. Договор транспортной экспедиции подтверждают экспедиторские документы: поручение, экспедиторская расписка и складская расписка.

На практике оба набора документов нередко нужны в одной цепочке: клиент выдаёт поручение экспедитору, тот нанимает перевозчика, а на саму перевозку оформляется ЭТрН.

Полный комплект электронных документов на груз

Чтобы не путаться в аббревиатурах, удобно держать перед глазами весь набор документов, которые сопровождают перевозку с участием экспедитора, — от заказа транспорта до передачи груза получателю.

Оформить и передать все эти документы напрямую в ГИС ЭПД нельзя — это делается через операторов, аккредитованных для работы с системой; именно оператор технически связывает заказ-заявку, накладную и экспедиторские документы в единую цепочку по одной перевозке.

Что изменилось в законодательстве с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ внёс поправки в закон о транспортно-экспедиционной деятельности № 87-ФЗ: экспедиторские документы перешли в электронный вид одновременно с транспортной накладной и заказом-заявкой. Под этот переход приняты два ключевых документа.

• Постановление Правительства РФ от 27.04.2026 № 469 — устанавливает правила обмена электронными экспедиторскими документами и порядок их направления в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).
• Приказ ФНС от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277@ — утверждает форматы электронного поручения экспедитору, экспедиторской и складской расписок; применяются с 1 сентября 2026 года.

Есть и ещё одно нововведение: с 1 марта 2026 года на платформе «ГосЛог» заработал реестр экспедиторов. Компаниям, которые уже вели экспедиторскую деятельность, отвели 60 дней на подачу уведомления о включении в реестр — срок истёк 30 апреля 2026 года.

Кто есть кто в цепочке документов

В перевозке с участием экспедитора одновременно действуют до пяти ролей, и один и тот же документ может подписывать разный набор сторон — в зависимости от того, кто из них фактически участвует в конкретной сделке.

• Заказчик (клиент экспедитора) — владелец груза или тот, кто действует в его интересах; заключает договор транспортной экспедиции и выдаёт поручение.
• Экспедитор — организует перевозку: подбирает перевозчика, оформляет документы, иногда сам принимает груз на хранение или во владение.
• Перевозчик — физически везёт груз по договору перевозки, отвечает за его сохранность в пути.
• Грузоотправитель — тот, кто по факту передаёт груз перевозчику; это может быть сам заказчик или экспедитор, если груз сначала поступил к нему.
• Грузополучатель — сторона, которая принимает груз в конечной точке маршрута.

Один и тот же человек или компания нередко совмещает несколько ролей: например, заказчик и грузоотправитель часто совпадают, если экспедитор в конкретной сделке груз во владение не принимает.

Какие бывают экспедиторские документы

Экспедиторские документы ЭТрН не заменяют друг друга — у каждого своя роль в цепочке отгрузки.

Поручение экспедитору

Электронное поручение состоит минимум из двух обязательных файлов обмена, их называют титулами. Первый — титул клиента: собственно поручение с данными о грузе, маршруте и условиях перевозки, его формирует и подписывает заказчик. Второй — титул экспедитора: уведомление о том, что поручение согласовано и принято к исполнению. Есть и необязательный третий титул — отзыв поручения, его тоже формирует клиент, если условия перевозки изменились.

Экспедиторская и складская расписки

Экспедиторская расписка — это ответ экспедитора на передачу груза: она подтверждает, что он принял груз и с этого момента несёт за него ответственность. Складская расписка нужна дополнительно, только если экспедитор берёт груз именно на хранение, а не сразу передаёт его дальше в перевозку. Оба документа формирует и подписывает сам экспедитор.

Как проходит подписание — пошагово

На практике весь комплект документов подписывается не одномоментно, а по цепочке — каждый следующий титул опирается на предыдущий.

1. Клиент формирует титул поручения: указывает груз, маршрут, сроки и условия, отмечает, принимает ли экспедитор груз во владение, и подписывает документ электронной подписью.
2. Оператор направляет поручение экспедитору. Тот проверяет условия и подписывает титул согласования — либо отклоняет поручение с указанием причины.
3. Если условия перевозки изменились до начала исполнения, клиент вправе сформировать и подписать титул отзыва поручения; экспедитор получает уведомление об отмене.
4. В момент фактической передачи груза экспедитор подписывает экспедиторскую расписку — в ней фиксируются дата, место и состояние груза на приёмке.
5. Если груз временно остаётся у экспедитора на складе, дополнительно подписывается складская расписка.
6. На этапе перевозки оформляются заказ-заявка и электронная транспортная накладная: свои титулы подписывают грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель.
7. Все подписанные документы оператор передаёт в ГИС ЭПД, где стороны в любой момент могут проверить их статус.

Когда экспедитор становится участником ЭТрН

Ключевой вопрос для правильного оформления — принимает ли экспедитор груз во владение или только организует перевозку «на бумаге».

Первый сценарий: экспедитор груз во владение не принимает. Он лишь подобрал перевозчика, а груз уходит из рук клиента прямо в машину. В этом случае грузоотправителем в электронной транспортной накладной остаётся клиент или указанное им лицо, а экспедитор в оформлении самой ЭТрН не участвует.

Второй сценарий: экспедитор принимает груз во владение. Например, груз сначала привозят к нему на склад, а уже оттуда он передаёт его перевозчику для дальнейшей транспортировки. Тогда сам факт передачи груза экспедитору фиксирует экспедиторская расписка, а в ЭТрН на следующий этап перевозки грузоотправителем выступает уже экспедитор.

В электронном виде типичная цепочка документов выглядит так: клиент направляет поручение экспедитору, тот его согласует; если груз передаётся экспедитору — оформляется экспедиторская расписка, а при хранении на складе дополнительно складская; на саму перевозку оформляются заказ-заявка и электронная транспортная накладная с титулами грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

Когда допустима бумага вместо электронного документа

Для экспедиторских документов действует отдельный перечень исключений — приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115, он применяется с 1 сентября 2026 года по 1 сентября 2032 года. В перечень входят, в частности: услуги, оказанные физическому лицу для личных, семейных или домашних нужд; иностранный клиент по договору экспедиции; техническая невозможность оформить электронный документ из-за обстоятельств непреодолимой силы. Если конкретная ситуация в этот перечень не попадает, бумажная расписка вместо электронной не будет соответствовать закону.

Важно не путать этот перечень с исключениями для транспортной накладной — там действуют отдельные приказы Минтранса № 262 и № 391. Наличие бумажного основания для экспедиторских документов автоматически не делает бумажной и саму накладную на перевозку.

Чем рискует бизнес, если продолжать работать на бумаге

С 1 сентября 2026 года бумажный экспедиторский документ или накладная без основания из перечня исключений не будет соответствовать установленной форме документооборота. Это создаёт практические риски даже без учёта формальных претензий.

• Контрагент вправе не признать бумажный документ подтверждением передачи или перевозки груза, если для его сделки уже действует обязательный электронный формат.
• Клиент не сможет подтвердить, что груз действительно передан экспедитору, а экспедитор — что груз принят в перевозку, если стороны разошлись в трактовке событий.
• Бухгалтерии сложнее сопоставить расходы на перевозку с первичными документами, если часть комплекта оформлена в электронном виде, а часть — на бумаге без законного основания.
• При проверке груза в пути отсутствие обязательного документа может привлечь дополнительное внимание контролирующих органов к сопроводительным бумагам.

Поэтому переходить на электронный документооборот по всей цепочке — поручение, расписки, заказ-заявка и накладная — стоит заранее, а не ждать 1 сентября 2026 года: нужно время, чтобы подключить оператора, выпустить подписи сотрудникам и обучить их работе с титулами.

Частые ошибки при оформлении экспедиторских документов и ЭТрН

Главная путаница у бухгалтеров и логистов — как соотносятся между собой экспедиторские документы ЭТрН и на каком этапе какой из них обязателен. Вот повторяющиеся ошибки.

• Оформлять расписку вместо накладной. Расписка подтверждает только приём груза экспедитором, а не факт перевозки. На саму перевозку в любом случае нужна электронная транспортная накладная.
• Выдавать экспедиторские документы без договора экспедиции. Если компания только физически везёт груз, она выступает перевозчиком, и её единственный документ — накладная, а не поручение или расписка.
• Путать роли участников в ЭТрН. Экспедитор, который принял груз во владение, должен быть указан в накладной именно как грузоотправитель, а не как «заказчик» с произвольной пометкой.
• Хранить поручение, расписки и накладную как один документ. У каждого из них свой формат, свой набор титулов и свои подписанты, поэтому объединять их в один файл или карточку нельзя.

На что смотреть при выборе оператора для экспедиторских документов

Экспедиторские документы и ЭТрН можно оформлять только через оператора, который умеет работать с ГИС ЭПД. При выборе такого оператора имеет смысл сверить несколько параметров.

• Аккредитация для работы с ГИС ЭПД. Оператор должен официально передавать документы в государственную систему, а не только хранить их у себя.
• Поддержка всех нужных титулов. Часть сервисов умеет работать только с накладной, но не с поручением и расписками — тогда для экспедиторских документов придётся подключать второй сервис.
• Интеграция с учётной системой. Если компания ведёт учёт в 1С или собственной TMS, стоит уточнить, есть ли готовая интеграция — это избавляет от двойного ввода данных.
• Роуминг с другими операторами. Контрагенты нередко работают в разных сервисах — важно, чтобы документы доходили до них без ручной пересылки.
• Понятный тариф. Стоит заранее уточнить, входит ли обмен экспедиторскими документами в тариф на накладные или оплачивается отдельно.
• Помощь с подписями и обучением сотрудников. Переход требует выпустить электронные подписи и, если документы подписывают не первые лица, оформить машиночитаемые доверенности (МЧД) — удобно, когда оператор помогает с этим на старте.

Как выстроить оформление ЭТрН в сервисе Saby TMS

Saby TMS — сервис компании «Тензор», аккредитованного оператора ЭПД. Экспедиторские документы оформляются в нём же, где идёт работа с накладными и заказами-заявками, поэтому цепочка «поручение — расписка — накладная» ведётся в одном личном кабинете.

• Поручение заказчик создаёт сам: данные о клиенте подставляются автоматически, транспорт выбирается из справочника, к поручению можно приложить сопроводительные документы и отдельно отметить, что экспедитор принимает груз во владение.
• Экспедитор получает поручение и может согласовать или отклонить его, а заказчик видит статус онлайн и вправе отозвать уже утверждённое поручение, если условия изменились.
• Экспедиторскую расписку можно связать с ранее оформленным поручением — сведения об экспедиторе, клиенте, отправителе и грузе подтянутся автоматически.
• Для перевозок с участием экспедитора, которому передают груз во владение, предусмотрен отдельный сценарий: отправитель фиксирует передачу груза, а экспедитор оформляет накладную уже как грузоотправитель.

Мы — партнёр Saby в Москве и настраиваем работу с оператору ЭПД под конкретную схему логистики: подключаем компанию, оформляем подписи и МЧД сотрудникам, которые подписывают поручения, расписки и накладные. Если нужно быстро выстроить экспедиторские документы ЭТрН под свои процессы, оставьте заявку на подключение — подберём тариф и настроим сервис под вашу компанию.

Частые вопросы

Экспедиторская расписка заменяет электронную транспортную накладную?

Нет. Расписка подтверждает только то, что экспедитор принял груз. Сам факт перевозки подтверждает транспортная накладная, и если груз везёт перевозчик, она нужна в любом случае.

Кто подписывает поручение экспедитору?

Клиент подписывает свой титул с самим поручением, а экспедитор — второй титул, которым подтверждает согласование условий перевозки.

Экспедитор забрал груз к себе на склад. Кто будет грузоотправителем в накладной?

Грузоотправителем станет экспедитор: раз он принял груз во владение, он и отправляет его перевозчику дальше от своего имени.

С 1 сентября 2026 года экспедиторские документы можно оформлять только в электронном виде?

Да, за исключением случаев из приказа Минтранса от 03.04.2026 № 115 — например, услуг физическому лицу для личных нужд или работы с иностранным клиентом по договору экспедиции.

Нужны ли экспедиторские документы, если компания везёт груз собственным транспортом без экспедитора?

Нет. Экспедиторские документы подтверждают договор транспортной экспедиции. Если компания просто перевозит свой груз сама, без отдельного договора экспедиции с третьей стороной, оформляется только электронная транспортная накладная на сам факт перевозки.

Распространяются ли новые правила на экспорт в Беларусь и импорт из Китая?

Описанные в статье правила касаются документов, которые оформляются в рамках российского законодательства о перевозке и транспортной экспедиции. Для трансграничных перевозок действуют отдельные правила международных перевозок — точный комплект документов для конкретного маршрута лучше уточнить у своего оператора ЭДО или логистического партнёра.

Что будет, если оформить бумажную расписку без основания из перечня исключений?

Такой документ не будет соответствовать установленной форме документооборота и с высокой вероятностью не подтвердит договорные отношения в случае спора — контрагент или проверяющий вправе не принять его как доказательство.

Обязательно ли экспедитору регистрироваться в реестре на «ГосЛог»?

Да, если компания ведёт экспедиторскую деятельность. Реестр экспедиторов на платформе «ГосЛог» заработал с 1 марта 2026 года, а компаниям, которые уже вели такую деятельность, закон отвёл 60 дней на подачу уведомления о включении в реестр.