ЭТрН при сборной перевозке: сколько накладных оформлять

Что такое ЭТрН и когда её нужно оформлять

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — цифровой аналог бумажной ТТН, который сопровождает груз в пути и подтверждает факт заключения договора перевозки. Возможность оформлять её вместо бумаги закрепили поправки в Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, внесённые соответствующим федеральным законом; формы и порядок заполнения электронных перевозочных документов утвердил Минтранс России.

В отличие от бумажной ТТН, ЭТрН состоит из отдельных структурных частей — «титулов». Каждый титул фиксирует свой этап перевозки: сведения о грузе и участниках, согласование условий, приём груза к перевозке, изменения в пути (замена машины, водителя, маршрута), передачу груза получателю. Титулы подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью через оператора электронного документооборота (ЭДО) — это придаёт документу юридическую силу, эквивалентную бумажному оригиналу с подписями и печатями.

Для сборных грузов важно помнить: ЭТрН оформляется не на транспортное средство и не на рейс целиком, а на конкретную перевозку конкретного груза от одного отправителя одному получателю. Поэтому количество накладных на сборный рейс почти всегда больше одной.

Кто участвует в оформлении ЭТрН на сборный груз

• Грузоотправитель — передаёт груз к перевозке, вносит и подписывает исходные сведения о нём.
• Грузополучатель — принимает груз в пункте назначения и подтверждает приёмку своей подписью; при развозе у каждой точки свой грузополучатель.
• Перевозчик — организация или ИП, чей водитель и транспортное средство фактически везут груз; отвечает за титулы, связанные с движением в пути.
• Экспедитор — организует перевозку по поручению одного или нескольких клиентов; часто выступает грузоотправителем в ЭТрН, если принял грузы во владение по экспедиторской расписке.
• Оператор ЭДО — сервис, через который участники обмениваются титулами и подписывают их; нередко включает TMS-модуль, формирующий накладные из заказов автоматически.

На практике роли пересекаются: экспедитор одновременно является грузоотправителем для конечного получателя и грузополучателем для нескольких мелких отправителей, если принимает их партии на своём складе консолидации.

Сколько ЭТрН оформлять, если несколько партий груза едут в одной машине?

Одну накладную можно составить сразу на несколько партий груза, если совпадают все условия. Именно так Минтранс ответил бизнесу на вопрос про оформление ЭТрН сборный груз в одной машине.

• одно транспортное средство;
• один грузоотправитель;
• один грузополучатель;
• одно место погрузки;
• одно место выгрузки.

Если не совпало хотя бы одно условие — например, у партий разные получатели, — на каждую партию нужна отдельная накладная.

Машина развозит товар нескольким получателям — сколько накладных нужно?

По накладной на каждого получателя или точку выгрузки. На совещании в Минтрансе 10 июля 2026 года бизнесу разъяснили: частичная переадресация груза в пути и удаление части груза из накладной не предусмотрены, а при доставке в разные точки разгрузки нужно оформлять отдельные ЭТрН.

Поэтому весь развозной рейс одной накладной на машину оформить нельзя — у каждой точки свой получатель и своя приёмка груза.

В одну машину грузят товар несколько отправителей — как оформить ЭТрН?

Так же, как и при развозе: правило одной накладной требует одного грузоотправителя. Если товар в машину грузят разные компании, на груз каждого отправителя оформляют отдельную накладную, даже если едут они одним рейсом.

Как оформить ЭТрН на сборный груз, который экспедитор везёт одному получателю?

Сборный груз — это партии разных клиентов, которые едут одному получателю. Если экспедитор принял грузы во владение по экспедиторской расписке, в титуле Т1 грузоотправителем указывают его самого — с отметкой, что он является экспедитором.

Нюанс в том, что формат ЭТрН позволяет указать только одного заказчика, поэтому единой практики нет: где-то заказчиком сборного груза указывают склад консолидации, где-то советуют оформлять отдельную ЭТрН на каждую партию. Схему лучше согласовать с оператора ЭПД до первого рейса, чтобы не переделывать документы задним числом.

Чтобы сборный груз проходил проверку контрагентами и налоговой без лишних вопросов, статус экспедитора нужно явно зафиксировать в титуле Т1, а не просто вписать его как обычного грузоотправителя, — это подтверждает, что компания действует по поручению клиентов на основании договора транспортной экспедиции, а не является собственником груза. Нумерация полей для такой отметки у разных операторов ЭДО отличается: где-то это отдельное поле «статус отправителя», где-то — флажок «экспедитор» в карточке титула. Если формат конкретного оператора не позволяет проставить отметку в самом титуле, статус экспедитора и перечень представляемых партий фиксируют в экспедиторской расписке и договоре — они прикладываются как сопроводительные документы к перевозке.

Сборка груза на складе консолидации или у экспедитора: отдельный сценарий

Ещё один частый вариант сборного груза — когда партии от разных отправителей сначала свозят на склад консолидации (в том числе склад временного хранения), а уже оттуда одной машиной везут дальше — одному крупному получателю или с развозом по нескольким адресам. В отличие от ситуации, когда в пути временно останавливается один и тот же груз (см. раздел ниже), здесь на складе объединяются партии сразу нескольких отправителей.

Оформление в этом случае распадается на два самостоятельных этапа:

• Приём грузов на склад. Каждый отправитель, который привозит партию на склад консолидации, оформляет отдельную ЭТрН, где грузополучателем указан склад или экспедитор, который его использует.
• Отправка со склада. На дальнейшую перевозку — до одного получателя или с развозом — оформляют новые ЭТрН, где грузоотправителем уже выступает склад или экспедитор, а не первоначальные поставщики.

Связывать эти два этапа одной накладной нельзя: между приёмом и отправкой груз меняет фактического держателя и может храниться на складе неопределённое время.

Нужна ли новая ЭТрН, если в пути заменили машину или водителя?

Нет, если перевозчик остаётся тем же. Замену машины или водителя оформляют титулом Т8 внутри текущей накладной, без создания новой ЭТрН. Минтранс отдельно уточнил это правило именно для сборных грузов, где транспорт в пути меняется чаще.

Исключение — если при замене машины часть груза уже выдали получателю: на выданную часть оформляют новую накладную.

Закрывается ли ЭТрН, если груз выгрузили на склад, а дальше повезут другой машиной?

Да. Выдача груза на склад временного хранения завершает перевозку — так разъяснил Минтранс. Текущую накладную закрывают, а на дальнейшую доставку клиенту оформляют новую ЭТрН.

Это отличается от простой замены машины: там накладная остаётся той же, а здесь нужен новый документ на новое плечо перевозки.

Как оформить накладные при перевозке по схеме «магистраль плюс развоз»?

Накладных нужно столько же, сколько плеч перевозки. На магистральном плече, пока груз везут до склада перегрузки (кросс-докинг), экспедитор выступает одновременно отправителем и получателем в точке перегрузки. Дальше, на плече развоза, оформляют новые накладные — по одной на каждого конечного получателя.

Ответственность и риски при неправильном оформлении ЭТрН на сборный груз

Ошибки в количестве или заполнении ЭТрН на сборный груз редко оборачиваются формальным штрафом именно за накладную — гораздо чаще это практические проблемы для бизнеса:

• Спор о факте передачи груза. Если на несколько получателей оформлена одна накладная, при недостаче или порче сложно доказать, кто из получателей принял товар и в каком состоянии.
• Отказ контрагента принять документ. Часть компаний блокирует оплату или закрытие рейса, если структура ЭТрН не соответствует фактическим участникам перевозки — например, вместо экспедитора грузоотправителем указан склад.
• Вопросы при налоговой проверке. ЭТрН — часть подтверждения расходов на перевозку для налога на прибыль; несоответствие между количеством накладных, договором транспортной экспедиции и путевыми листами может стать поводом для дополнительных запросов.
• Простой транспорта. Пока перевозчик и грузоотправитель выясняют, как правильно оформить документ на нестандартный сборный рейс, машина может простаивать в пункте погрузки или выгрузки.

Чтобы снизить эти риски, схему оформления сборного груза — сколько накладных, кто в них отправитель и получатель, как фиксируется статус экспедитора — стоит согласовать с постоянными контрагентами и оператором ЭДО заранее, а не в момент погрузки первой машины.

Какие ошибки чаще всего допускают при оформлении ЭТрН на сборный груз?

• Считать накладные по машинам. Одна машина на развозе — это несколько ЭТрН, а не одна.
• Вписывать нескольких получателей в одну накладную. Получатель в ЭТрН один, и приёмку подписывает именно он.
• Везти груз дальше со склада по старой накладной. Выгрузка на склад временного хранения закрывает перевозку.
• Оформлять новую накладную на каждую перегрузку при том же перевозчике, хотя достаточно титула Т8.
• Не фиксировать статус экспедитора в накладной. Если в ЭТрН экспедитор выглядит как обычный грузоотправитель без отметки об экспедировании, контрагенты и проверяющие могут решить, что груз принадлежит ему, а не клиентам.

Как оформить ЭТрН на сборный груз через оператора ЭДО: пошагово

Работа с ЭТрН всегда идёт через оператора электронного документооборота — напрямую, минуя оператора, подписать титул электронной подписью нельзя. Общий порядок для сборного груза такой:

1. Определите количество накладных. Ещё до погрузки разложите рейс на отдельные перевозки по правилу «один отправитель — один получатель — одна точка погрузки — одна точка выгрузки».
2. Создайте титул Т1 на каждую перевозку. Внесите данные груза, грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика и транспортного средства; для экспедиторской схемы отдельно отметьте статус экспедитора.
3. Согласуйте условия перевозки. Стороны подписывают титул, подтверждая данные о грузе, стоимости и сроках, пока перевозка не началась.
4. Подпишите приём груза к перевозке. Водитель или уполномоченный представитель перевозчика подписывает титул при погрузке — с этого момента накладная фиксирует, что груз принят.
5. Вносите изменения в пути отдельными титулами. Замену машины или водителя, изменение маршрута и другие корректировки оформляют дополнительными титулами внутри уже созданной накладной, не открывая новую ЭТрН.
6. Закройте накладную при получении. Грузополучатель подписывает титул о приёмке — на каждую точку развоза этот шаг повторяют в своей накладной.
7. Оформите новую ЭТрН на следующее плечо. Если груз меняет держателя — уходит на склад, к другому перевозчику или на магистраль, — на дальнейшую перевозку создают новую накладную, а не продолжают старую.

При частых сборных перевозках эти шаги удобно не повторять вручную на каждую точку, а собирать через TMS-сервис, который формирует титулы по шаблону из заказа-заявки, — так снижается риск разойтись в данных между накладными одного рейса.

Как упростить оформление ЭТрН при сборных перевозках и развозе?

Ручной ввод одинаковых данных на каждую точку развоза отнимает время и повышает риск ошибок в датах, отправителях и получателях. В сервисе Saby TMS накладные создаются по шаблонам и из заказов-заявок, водитель может в один клик подписать сразу несколько ЭТрН от одного отправителя, а замена машины или водителя в пути оформляется готовым сценарием без создания новой накладной.

Частые вопросы про ЭТрН на сборный груз

Можно ли объединить в одну ЭТрН партии с разными номерами заказов, если получатель у них один?

Да. Правило одной накладной завязано на участников и точки погрузки-выгрузки, а не на количество заказов внутри партии. Если у всех партий один отправитель, один получатель и один маршрут, их можно указать в одной ЭТрН, перечислив каждую партию отдельной позицией в титуле.

Что делать, если при развозе получатель отказался принять часть груза?

Отказ от приёмки фиксируют в титуле, который закрывает эту конкретную ЭТрН, — с указанием причины и объёма непринятого груза. На возврат такого груза отправителю или на его доставку другому получателю оформляют новую накладную, поскольку меняется фактический получатель.

Нужно ли отдельно оформлять ЭТрН, если перевозчик — ИП, работающий по договору с экспедитором?

Форма и порядок оформления ЭТрН не зависят от организационно-правовой формы перевозчика: индивидуальный предприниматель указывается в накладной как перевозчик так же, как и юридическое лицо. Количество накладных по-прежнему определяют отправитель, получатель и маршрут, а не то, кто именно за рулём.

Как оформить ЭТрН, если сборный груз в пути перегружают в другом городе на транспорт другого перевозчика?

Это ещё одно самостоятельное плечо перевозки: на участке до места перегрузки закрывают одну ЭТрН, а на участке после — оформляют новую, где перевозчиком уже указана другая компания. Так же поступают при смене транспортной компании на любом другом участке маршрута.

Сколько нужно хранить оформленные ЭТрН?

Электронные транспортные накладные — часть первичных документов, подтверждающих расходы на перевозку, поэтому их хранят не менее пяти лет, как и другие документы бухгалтерского и налогового учёта. Оператор ЭДО обычно хранит подписанные титулы в своём архиве весь этот срок, но условия хранения стоит уточнить в договоре с конкретным оператором.