ГИС ЭПД: что это и нужно ли подключаться напрямую

Когда бухгалтер или логист вбивает в поиске «как подключиться к ГИС ЭПД», он обычно рассчитывает найти личный кабинет и форму регистрации на госпортале. На деле такой формы нет. ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов, её оператором выступает Минтранс России, а компании и предприниматели работают с системой не напрямую, а через аккредитованных операторов информационных систем ЭПД. Разбираемся, что входит в ГИС ЭПД, какие документы через неё проходят и почему запрос «подключение к ГИС ЭПД» на практике сводится к выбору оператора.

Что такое ГИС ЭПД и зачем она нужна

ГИС ЭПД появилась на основании Устава автомобильного транспорта — Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ — и заработала с 1 сентября 2022 года. У системы три задачи: автоматизировать обмен электронными документами между участниками перевозок, хранить эти документы и предоставлять сведения из них государственным органам.

Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ расширил охват системы: с 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка на автомобильную перевозку по общему правилу оформляются только в электронном виде, и каждый такой документ регистрируется в ГИС ЭПД. По данным Минтранса на май 2026 года, в системе накопилось уже более 36 миллионов электронных перевозочных документов — оборот вырос настолько, что бумажная накладная стала скорее исключением, чем правилом.

Кто обязан переходить на электронные перевозочные документы

Обязанность работать с электронными перевозочными документами затрагивает всех, кто участвует в оформлении конкретной перевозки груза автомобильным транспортом на основании договора: грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика, а также экспедитора и фрахтователя, если перевозка организована через договор транспортной экспедиции или фрахтования.

• Грузоотправитель формирует и подписывает свою часть транспортной накладной, указывает груз, отправителя и получателя.
• Перевозчик подписывает накладную, оформляет путевой лист на транспортное средство и водителя, при необходимости — договор фрахтования.
• Грузополучатель подтверждает приёмку груза своей подписью в той же электронной накладной.
• Экспедитор оформляет заказ-наряд и экспедиторскую расписку, если организует перевозку по поручению грузовладельца, а не выполняет её собственным транспортом.

Роль каждого участника определяет, какие именно документы и реквизиты он подписывает, но регистрация сведений в ГИС ЭПД происходит для всех одинаково — через оператора, с которым заключён договор.

Сроки и обязательность перехода на ЭПД

ГИС ЭПД работает с 1 сентября 2022 года, но до недавнего времени электронная форма перевозочных документов была альтернативой бумажной, а не заменой: стороны перевозки сами решали, оформлять документ на бумаге или в электронном виде через оператора.

Закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ меняет это правило: с 1 сентября 2026 года транспортная накладная, заказ и заявка на перевозку автомобильным транспортом по общему правилу оформляются только в электронном виде. Случаи, когда допустима бумажная форма, определяет Правительство РФ отдельными актами.

На практике это означает, что у компаний, которые до сих пор возят грузы по бумажным накладным, остаётся переходный период до осени 2026 года, чтобы выбрать оператора, подключить сотрудников и водителей и отладить роуминг с постоянными контрагентами. Откладывать подключение до последних месяцев рискованно: настройка электронного документооборота с несколькими контрагентами и обучение персонала обычно занимают не один день.

Какие документы проходят через ГИС ЭПД

Минтранс закрепил перечень автомобильных документов, переведённых в электронный формат. Каждый из них имеет собственный формат, утверждённый приказом ФНС.

Коротко о назначении каждого документа. ЭТрН фиксирует факт передачи груза перевозчику и служит основанием для расчётов за перевозку. Заказ (заявка) — это согласованное с перевозчиком задание на конкретную перевозку с маршрутом, грузом и сроками. Путевой лист (ЭПЛ) содержит данные о транспортном средстве, водителе и маршруте и нужен для контроля за использованием техники. Договор фрахтования оформляет предоставление всего транспортного средства или его вместимости для перевозки. Заказ-наряд и сопроводительная ведомость применяются, когда перевозку организует экспедитор по поручению грузовладельца.

С 1 сентября 2026 года перечень пополнили электронные экспедиторские документы, транспортные железнодорожные накладные и грузовые авианакладные — правительство утвердило порядок их обмена и передачи в ГИС ЭПД во исполнение закона № 140-ФЗ.

Как устроен обмен документами в системе

Схема движения документа выглядит одинаково независимо от того, оформляется электронная транспортная накладная, путевой лист или заказ-заявка.

1. Грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель или экспедитор формирует и подписывает документ в своей учётной программе или в сервисе оператора.
2. Оператор проверяет документ, доставляет его контрагенту и одновременно направляет сведения в ГИС ЭПД. Если у контрагента другой оператор, документ идёт через роуминг между операторами.
3. ГИС ЭПД сохраняет документ и его титулы (данные каждого участника и этапа).
4. Государственные органы получают проверенные документы через личный кабинет на портале ГИС ЭПД, витрины национальной системы управления данными или систему межведомственного электронного взаимодействия. Так налоговая видит расходы на доставку в расчёте налога на прибыль, а инспектор на дороге может проверить накладную по QR-коду прямо в приложении водителя.

Как устроена идентификация документа и QR-код в ГИС ЭПД

Каждому электронному перевозочному документу при регистрации в ГИС ЭПД присваивается уникальный номер. Оператор формирует на его основе QR-код, который отображается в мобильном приложении водителя или в личном кабинете сервиса.

В дороге водителю не нужно возить бумажную копию накладной или путевого листа: достаточно показать сотруднику транспортного контроля QR-код на экране телефона. Инспектор сканирует его и по данным ГИС ЭПД видит, зарегистрирован ли документ, кем и когда он подписан и соответствуют ли данные факту перевозки — без звонков в офис и запроса бумаг.

Для грузоотправителя и перевозчика тот же номер документа служит ключом для сверки: по нему можно найти документ в личном кабинете оператора и убедиться, что он действительно дошёл до ГИС ЭПД, а не завис на этапе отправки.

Можно ли подключиться к ГИС ЭПД напрямую

Нет. Минтранс прямо закрепил порядок, при котором участники перевозок передают сведения в ГИС ЭПД только через аккредитованных операторов ЭПД. Отдельного личного кабинета для самостоятельной отправки накладных в госсистему у компании или ИП не существует.

Формально стать оператором может любая организация, но это отдельный вид деятельности со своими требованиями. Оператора включают в реестр Минтранса по процедуре, установленной приказами от 10.02.2022 № 40 и от 25.05.2022 № 200, а его информационная система должна соответствовать техническим требованиям постановления Правительства от 03.03.2022 № 281. Для грузоотправителя или перевозчика такие вложения несоразмерны задаче — выгоднее выбрать готового оператора ЭПД из реестра, чем строить собственную инфраструктуру.

Как подключиться к ЭПД: пошаговая инструкция

Поскольку прямой регистрации в ГИС ЭПД для компаний и ИП не предусмотрено, подключение проходит через оператора. Порядок действий выглядит так:

1. Выбрать оператора из реестра Минтранса, который поддерживает нужный набор документов и роуминг с вашими постоянными контрагентами.
2. Заключить договор с оператором и получить доступ к личному кабинету или сервису для оформления документов.
3. Выпустить усиленную квалифицированную электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать документы — диспетчера, логиста, руководителя, при необходимости водителя.
4. Настроить роуминг с операторами контрагентов, если грузоотправитель, перевозчик и экспедитор работают в разных сервисах.
5. Интегрировать сервис оператора с учётной системой — 1С, SAP или собственной, через API — чтобы не переносить данные вручную.
6. Установить мобильное приложение для водителей и провести инструктаж: как подписать документ в рейсе и показать QR-код при проверке.
7. Начать оформлять перевозки в электронном виде — на первых рейсах имеет смысл вести документы параллельно с бумагой, пока сотрудники не привыкнут к новому порядку.

Срок подключения зависит от того, сколько сотрудников и контрагентов нужно охватить: часто это занимает от нескольких дней до пары недель, если заранее подготовить список контрагентов и их операторов.

Нормативная база ГИС ЭПД

• Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ — Устав автомобильного транспорта, с изменениями, внесёнными законом № 140-ФЗ.
• Постановление Правительства от 03.03.2022 № 281 — порядок передачи сведений в ГИС ЭПД и технические требования к системам операторов.
• Постановление Правительства от 21.05.2022 № 931 — правила обмена электронными перевозочными документами между участниками и их направления в ГИС ЭПД.
• Приказы Минтранса № 40 и № 200 — порядок ведения реестра операторов информационных систем ЭПД.
• Приказы ФНС России — форматы конкретных электронных документов (см. таблицу выше).

Как выбрать оператора ИС ЭПД

Поскольку прямого подключения к ГИС ЭПД нет, ключевое решение бизнеса — выбор оператора. На что смотреть при выборе:

• Оператор числится в реестре Минтранса и уже обменивается сведениями с ГИС ЭПД, а не только обещает это в рекламе.
• Сервис поддерживает нужный набор документов: ЭТрН, заказ-заявку, путевые листы, экспедиторские документы — под ваши реальные сценарии перевозок.
• Настроен роуминг с операторами ваших постоянных контрагентов, иначе документооборот с частью партнёров придётся вести вручную.
• Есть мобильное приложение для водителя с подписанием документа и показом QR-кода, в том числе при слабой связи в дороге.
• Сервис интегрируется с вашей учётной системой, чтобы не вносить одни и те же данные дважды.

Операторы ЭПД и ЭДО, работающие на рынке

Все операторы информационных систем ЭПД работают по одному принципу — регистрируют документы в ГИС ЭПД и обмениваются ими между собой через роуминг. Разница — в наборе сервисов и отраслевой специализации.

Saby TMS настроил роуминг со всеми перечисленными операторами, поэтому обмен документами возможен, даже если у контрагента подключён другой сервис. При выборе стоит в первую очередь свериться с реестром Минтранса и уточнить, с какими операторами уже работают ваши контрагенты — это избавит от необходимости вести часть перевозок вручную.

Ответственность и риски при отказе от перехода на ЭПД

До 1 сентября 2026 года компания вправе оформлять транспортную накладную, заказ и заявку на бумаге — прямой ответственности за то, что документооборот не переведён в электронный вид, в этот период нет. Риски здесь скорее практические, чем штрафные.

• Бумажный документооборот с контрагентами, которые уже перешли на ЭПД, требует дублирования: партнёр ждёт электронный документ, а не скан или бумагу с печатью.
• Бумажную накладную сложнее подтвердить как основание для расходов на перевозку в налоговом учёте, если у налоговой возникнут вопросы к контрагенту.
• В рейсе бумажные документы можно потерять или испортить, тогда как электронный документ восстанавливается из личного кабинета оператора в любой момент.

После 1 сентября 2026 года, когда электронная форма станет обязательной по общему правилу, оформление перечисленных документов на бумаге там, где закон требует электронный вид, будет нарушением требований к перевозке. Конкретные меры ответственности за такие нарушения устанавливаются отдельными изменениями в законодательство — уточняйте актуальную редакцию нормативных актов ближе к дате перехода. Уже сейчас разумно подключиться к оператору заранее, чтобы не решать организационные вопросы в последний момент.

Частые ошибки при работе с ГИС ЭПД

• Путать ГИС ЭПД с обычным ЭДО. Подключение к сервису обмена счетами и УПД не означает, что организация зарегистрирована как участник обмена электронными перевозочными документами.
• Искать вход в ГИС ЭПД для отправки накладной. Накладные оформляют и отправляют через оператора, а не напрямую через государственный портал.
• Считать статус «отправлено» финалом процесса. Стоит отдельно проверять, прошёл ли документ регистрацию в самой госсистеме, а не только доставлен ли контрагенту.

Как это устроено в Saby TMS

Saby TMS — сервис компании «Тензор» для транспортного документооборота. Через него компания взаимодействует с ГИС ЭПД так, как это предусмотрено законом, — через оператора ЭПД, а не напрямую с госсистемой.

• ЭТрН, заказы-заявки, путевые листы и экспедиторские документы собраны в одном сервисе.
• В карточке накладной видно этап обработки, статус приёмки груза и результат регистрации документа в ГИС ЭПД.
• Настроен роуминг с другими крупными операторами: «Контур», «Такском», «СберКорус», «Астрал», Ediweb.
• Есть мобильное приложение для водителя с подписанием документов и показом QR-кода.
• Доступны готовые решения для 1С, интеграция с SAP и открытый API для собственных учётных систем.

Мы — партнёр Saby: помогаем зарегистрировать организацию у оператора, настроить роуминг с вашими контрагентами и выпустить подписи для сотрудников, которые будут оформлять электронную транспортную накладную и другие перевозочные документы. Стоимость подключения смотрите на странице тарифов.

Частые вопросы о ГИС ЭПД

Кто оператор ГИС ЭПД?

Министерство транспорта Российской Федерации.

Можно ли отправить ЭТрН в ГИС ЭПД без оператора?

Нет. Участники перевозок направляют сведения в ГИС ЭПД только через аккредитованных Минтрансом операторов информационных систем ЭПД.

Нужно ли водителю самому регистрироваться в ГИС ЭПД?

Нет. Водитель работает в мобильном приложении, связанном с системой оператора, и показывает инспектору QR-код накладной — отдельная регистрация в госсистеме ему не требуется.

Видит ли налоговая инспекция перевозочные документы компании?

Да. Государственные органы, включая ФНС, получают сведения из ГИС ЭПД в рамках своих полномочий, например для проверки расходов на доставку.

Что будет с бумажными накладными после 1 сентября 2026 года?

По общему правилу транспортная накладная, заказ и заявка на автомобильную перевозку с этой даты оформляются только в электронном виде. Случаи, когда допустима бумажная форма, определит Правительство РФ.

Как проверить, что документ зарегистрирован в ГИС ЭПД?

Статус документа виден в личном кабинете оператора, через которого он отправлен, — там же указан уникальный номер, присвоенный при регистрации в ГИС ЭПД.

Что делать, если у перевозчика и грузоотправителя разные операторы ЭДО?

Документ пройдёт через роуминг между операторами, если он у них настроен, — контрагентам не нужно регистрироваться в одном и том же сервисе.

Нужно ли распечатывать электронную транспортную накладную для рейса?

По общему правилу нет: водитель показывает документ и QR-код с экрана мобильного приложения, если иное не предусмотрено правилами перевозки конкретного груза.