Как заполнить ЭТрН: пошаговая инструкция по полям

Вопрос, как заполнить ЭТрН, встаёт у каждого грузоотправителя, который переходит с бумажной транспортной накладной на электронную. В самом документе нет ничего сложного, если понимать порядок: кто отвечает за составление, какие данные собрать заранее, что вносится в титул 1 и как подписать накладную, чтобы она не зависла на форматно-логическом контроле. Разбираем весь путь — от подготовки данных до проверки статуса в ГИС ЭПД.

Кто должен заполнять ЭТрН: грузоотправитель или экспедитор

По Уставу автомобильного транспорта электронную транспортную накладную составляет грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное. На практике грузоотправитель — не всегда та компания, что продаёт товар или держит склад, откуда уезжает машина, поэтому прежде чем разбираться, как заполнить ЭТрН, стоит определить, кто именно её оформляет.

• Если груз принял во владение экспедитор, накладную оформляет он — в роли грузоотправителя, а заказчика указывает отдельным полем.
• Если груз находится на складе ответственного хранения, титул 1 заполняет сотрудник склада по доверенности, а отправителем в документе указывают владельца груза.
• При внутренней перевозке с наёмным перевозчиком организация указывает себя и отправителем, и получателем одновременно.

Дальше рассмотрим стандартный сценарий: отправитель формирует и подписывает документ, перевозчик его принимает, получатель закрывает перевозку.

Из каких титулов состоит ЭТрН и кто их подписывает

В отличие от бумажной накладной, которую стороны подписывали на одном листе, электронная транспортная накладная — это связка из нескольких титулов: каждый оформляет и подписывает свой участник перевозки в свой момент времени. Ниже мы обобщили, кто отвечает за каждый титул и что он подтверждает, — это поможет ориентироваться в структуре документа при заполнении ЭТрН.

Кроме основных, к накладной можно оформить дополнительные титулы — например, при смене машины, адреса или стоимости перевозки в пути. Они прикрепляются к тому же документу, а не создают новую накладную, поэтому история перевозки остаётся в одном месте.

Типовые сценарии заполнения ЭТрН

Набор полей в титуле 1 один и тот же, но то, кого указывать в роли отправителя и как распределяются подписи, зависит от сценария перевозки.

Прямая перевозка: один заказчик, один перевозчик

Самый простой случай: компания продаёт товар и одновременно заказывает перевозку у транспортной компании. Она указывает себя грузоотправителем, перевозчика — отдельным участником, а покупателя — грузополучателем. Титул 1 подписывает отправитель на своём складе, титулы 2–4 — перевозчик и получатель по мере движения груза.

Перевозка с экспедитором

Если груз передают экспедитору и именно он организует доставку, в титуле 1 грузоотправителем указывают экспедитора, а заказчика перевозки — отдельным полем. Дальше документ движется так же: экспедитор в роли отправителя подписывает титул 1, перевозчик, которого нанял экспедитор, — титулы 2 и 4, получатель — титул 3.

Перевозка со сменой транспорта или перевозчика в пути

Когда груз в пути перегружают на другую машину или передают другому перевозчику — например, при мультимодальной перевозке или замене сломавшегося транспорта, — оформлять новую накладную не нужно. Изменения вносят дополнительным титулом к уже созданной ЭТрН: указывают новый транспорт, водителя или перевозчика, и документ продолжает движение по тем же четырём титулам.

Шаг 1. Какие данные подготовить до приезда машины

Основная причина ошибок — когда накладную набирают вручную прямо на погрузке, второпях. Чтобы этого избежать, соберите данные заранее.

• Реквизиты сторон — ИНН, КПП нужного подразделения, идентификаторы участников ЭПД перевозчика и грузополучателя.
• Заказ-заявку — номер и дату, если перевозка была заказана через неё.
• Машину и водителя — госномер, марку, тип и грузоподъёмность транспортного средства, тип владения, ФИО водителя.
• Груз — наименование, количество, массу, объём, вид упаковки.
• Адреса и сроки — фактические места погрузки и выгрузки, дату и время доставки.
• Сопроводительные документы — например, УПД или сертификаты на груз.

Если эти сведения уже есть в заказе-заявке, логичнее подтянуть их автоматически, а не вводить повторно вручную — так меньше шанс опечататься в номере машины или ИНН контрагента.

Шаг 2. Как заполнить титул 1 ЭТрН по блокам

Титул 1 — это титул грузоотправителя, и именно с него начинается ответ на вопрос, как заполнить ЭТрН на практике. Удобнее заполнять его последовательными блоками, а не хаотично.

Часть полей — например, сопроводительные документы или особые указания — заполняют только при наличии таких данных. Но если пропустить обязательное поле или указать неверный код, документ не пройдёт форматно-логический контроль и не уйдёт перевозчику.

Шаг 3. Как подписать ЭТрН: УКЭП, УНЭП и МЧД

Титул 1 подписывают в момент передачи груза водителю — после того как сверили, что приехала именно указанная машина с указанным водителем, а не другая.

• Руководитель подписывает документ своей квалифицированной электронной подписью (УКЭП).
• Логист, кладовщик или диспетчер подписывают УКЭП физического лица вместе с машиночитаемой доверенностью (МЧД) от организации.
• Вместо УКЭП можно использовать УНЭП, выпущенную через сервис «Госключ».

После подписи накладная уходит перевозчику. Дальше он подтверждает приём груза своим титулом 2, и у документа появляется QR-код для проверки на дороге.

Шаг 4. Как проверить, что ЭТрН дошла и зарегистрирована

Статус «Отправлено» в вашей системе ещё не значит, что с документом всё в порядке. После отправки стоит проверить несколько вещей.

• Нет ли ошибки форматно-логического контроля.
• Получил ли документ перевозчик и подписал ли он титул 2.
• Зарегистрирована ли накладная в ГИС ЭПД.
• На каком этапе сейчас документ и чья очередь подписывать дальше.

В общем виде путь документа от черновика до закрытой перевозки можно описать так — конкретные названия статусов и их количество зависят от оператора ЭДО.

1. Черновик — данные внесены, но документ ещё не отправлен.
2. Отправлен на форматно-логический контроль — документ проверяется оператором ЭДО.
3. Ошибка ФЛК — контроль нашёл недочёт, нужно исправить и отправить повторно.
4. Подписан отправителем — титул 1 подписан, документ ушёл перевозчику.
5. Принят перевозчиком — подписан титул 2, груз в пути.
6. Зарегистрирован в ГИС ЭПД — документу присвоен статус в государственной системе.
7. Подписан получателем — титул 3 подписан, груз доставлен.
8. Завершён — подписан титул 4, перевозка закрыта.

Перевозка считается завершённой, когда получатель подписал титул 3, а перевозчик — титул 4. Если в пути меняются адрес, машина, водитель или стоимость перевозки, это оформляют дополнительными титулами в той же накладной, а не новым документом.

Частые ошибки при заполнении ЭТрН

• Набирать накладную, когда машина уже у ворот. Ошибки в госномере или ФИО водителя потом приходится исправлять цепочкой дополнительных титулов.
• Автоматически указывать продавца грузоотправителем. Если груз во владение принял экспедитор, отправителем в документе должен быть он.
• Путать юридический адрес организации и адрес погрузки. В накладной указывают фактические места погрузки и выгрузки.
• Брать идентификатор контрагента из старых документов. Актуальный идентификатор участника ЭПД лучше запросить у самого контрагента.
• Подписывать без МЧД. Подпись сотрудника без доверенности не придаёт титулу юридической силы, и документ могут отклонить.
• Отправлять накладную, не проверив предпросмотр. Прежде чем подписывать титул, стоит свериться со сформированным документом и заказом-заявкой — исправить неточность в статусе «Черновик» быстрее, чем закрывать её дополнительным титулом после отправки.

Как упростить оформление ЭТрН в Saby TMS

Когда перевозчик утвердил заказ на перевозку, из него можно создать связанную ЭТрН: сведения о перевозчике, грузе, условиях перевозки и водителе подтягиваются автоматически — остаётся проверить их и дополнить недостающее.

• Владелец груза может отправить черновик ЭТрН со сведениями о грузе и реквизитами, а экспедитор или сотрудник склада дозаполнит, подпишет и отправит документ от своего имени.
• Накладную можно загрузить из XML-файла или оформить прямо из 1С через расширение, без повторного ввода данных.
• Статус обработки, приёмки груза и регистрации в ГИС ЭПД виден в одном окне.
• Подписание доступно на компьютере и в мобильном приложении, в том числе «Госключом».

Мы — партнёр Saby в Москве и помогаем подключить транспортный ЭДО под конкретные маршруты и парк: настраиваем шаблоны и справочники, связываем сервис с 1С и выпускаем МЧД для сотрудников, которые подписывают накладные. Если пока непонятно, с чего начать, проще оставить заявку на подключение и обсудить детали с нашим специалистом, чем разбираться со всеми настройками вручную.

Частые вопросы о том, как заполнить ЭТрН

Кто заполняет ЭТрН?

Грузоотправитель, если договором перевозки не предусмотрено иное. Им может быть и экспедитор, если именно он принял груз во владение.

Когда подписывать титул 1?

В момент передачи груза водителю, когда данные о машине и водителе подтвердились на месте.

Можно ли заполнить ЭТрН заранее?

Да. Черновик с участниками перевозки и данными о грузе можно подготовить заранее, а уже на погрузке — проверить машину и водителя и подписать документ.

Что делать, если ЭТрН не прошла проверку?

Стоит открыть текст ошибки у оператора ЭДО: чаще всего не заполнено обязательное поле или указан неверный код. После исправления документ отправляют повторно.

Нужна ли МЧД, чтобы подписать ЭТрН?

Руководителю или ИП — нет, они подписывают от своего имени. Сотруднику, который подписывает документ вместо руководителя, нужна машиночитаемая доверенность.

Сколько экземпляров ЭТрН нужно оформлять на одну перевозку?

Один. Документ существует в электронном виде в информационной системе, и все участники перевозки видят один и тот же документ на каждом этапе подписания — печатать и хранить бумажные копии не требуется.

Нужно ли оформлять отдельную ЭТрН, если груз перевозят несколькими машинами?

Да, накладную составляют на каждую машину и каждый рейс отдельно, даже если груз отправляется одному и тому же получателю в рамках одной поставки.

Что делать, если при приёмке или сдаче груза обнаружены недостача или повреждение?

Замечания указывают в соответствующем титуле — приёма или сдачи груза. Это не блокирует подписание и дальнейшее движение документа, но фиксирует расхождение на конкретном этапе перевозки.