Какие ЭПД обязательны с 1 сентября 2026 года: полный список

Что изменилось для бизнеса с 1 сентября 2026 года

С 1 сентября 2026 года у бизнеса, который занимается перевозками, появился чёткий перечень обязательных ЭПД — документов, которые больше нельзя оформлять на бумаге. Путаница вокруг перехода на электронный документооборот в логистике копилась не первый месяц: часть компаний решила, что электронными стали вообще все транспортные бумаги, часть — что торопиться некуда. Разбираемся, какие документы попали в обязательный список, какие остались на усмотрение компании и в каких случаях закон всё же разрешает бумагу.

Основание для перехода — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который изменил Устав автомобильного транспорта и закон о транспортно-экспедиционной деятельности. Летом 2026 года в него внесли уточнения законом от 04.08.2026 № 302-ФЗ — они как раз касаются того, что можно, а что нельзя оформлять на бумаге при наличии исключений.

Что такое ЭПД и как они работают

Электронные перевозочные документы — это документы о перевозке груза, составленные по форматам ФНС, подписанные электронной подписью и переданные через оператора информационной системы ЭПД в государственную систему ГИС ЭПД. Её оператором выступает Минтранс России: именно туда стекаются данные обо всех перевозках, оформленных электронно.

Для каждого вида документа определён свой XML-формат, а для передачи между компаниями и разными операторами предусмотрен роуминг — аналог того, что уже давно работает в обычном ЭДО между покупателями и поставщиками.

В перечень обязательных ЭПД входят электронная транспортная накладная (её часто сокращают до ЭТрН), заказ или заявка на перевозку, экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки, а также накладные для железнодорожного и воздушного транспорта. Полный перечень с датами обязательности — в таблице ниже.

Полный список обязательных ЭПД

Ниже — документы, которые с 1 сентября 2026 года составляются только в электронном виде. Это и есть тот перечень обязательных ЭПД, который нужно держать перед глазами при организации перевозки.

Для железнодорожных, авиационных и экспедиторских документов правительство отдельно утвердило порядок обмена и передачи данных в ГИС ЭПД: правила заработали одновременно с самой обязанностью, с 1 сентября 2026 года, и все документы оформляются в виде XML-файлов по форматам ФНС — так же, как и накладная для автоперевозок.

Какие документы в обязательный список не входят

Здесь чаще всего и возникает путаница, поэтому стоит проговорить отдельно каждый пункт.

Путевой лист. Его по-прежнему можно вести на бумаге или в электронном виде — выбор остаётся за компанией. Исключение сделано постановлением правительства от 28.11.2025 № 1944: электронный путевой лист обязателен, если своим транспортом везут пиво и пивные напитки, сидр, пуаре, медовуху или спиртосодержащую непищевую продукцию. Логика простая — если груз доставляет наёмный перевозчик, оформляется электронная транспортная накладная, а если компания везёт груз собственной машиной, нужен именно электронный путевой лист, и дублировать эти документы друг другом не требуется. Отдельно стоит запомнить: путевой лист составляется всегда, когда организация перевозит свой груз своим транспортом, даже если накладная в этом случае не нужна вовсе.

Прочие автомобильные документы. У электронного заказа-наряда, сопроводительной ведомости и договора фрахтования тоже есть утверждённые электронные форматы, и их можно провести через ГИС ЭПД. Но в перечень документов, обязательных именно в электронном виде с 1 сентября 2026 года, они не попали — работать с ними на бумаге пока не запрещено.

Товарные документы. УПД и товарная накладная фиксируют отношения продавца и покупателя, а не факт перевозки, поэтому переход на обязательные ЭПД их не затрагивает: электронная накладная не подменяет собой УПД, а УПД не выполняет функцию перевозочного документа.

Когда автомобильные перевозки можно оформить на бумаге

Перечень исключений для автотранспорта утвердил приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262, а с 19 сентября 2026 года он действует в редакции приказа от 02.09.2026 № 391 — всего в нём двенадцать оснований. Среди наиболее распространённых:

• грузы военного назначения, если стороной выступает Минобороны, МВД, Росгвардия, ФСБ, МЧС, СВР или ФСО;
• иностранный отправитель или получатель без аккредитации в России;
• каботажные перевозки, которые выполняют перевозчики из стран ЕАЭС;
• перевозка для личных нужд гражданина;
• сбой, зафиксированный ГосСОПКА, и отсутствие доступа к интернету в момент перевозки;
• отправитель и получатель груза — одно и то же лицо;
• перевозка драгоценных металлов и камней;
• территории с режимом чрезвычайной ситуации, повышенной готовности, военного положения или контртеррористической операции;
• специальные грузы, периодические печатные издания, продукция военного и двойного назначения во внешней торговле.

Важный нюанс: даже под этими основаниями электронная транспортная накладная не запрещена. Поправки закона № 302-ФЗ прямо разрешают сторонам оформить её электронно, если это закреплено договором перевозки, а заказ и заявку сделать электронными по договорённости. Экспедиторские документы в таких ситуациях тоже можно вести в электронном виде, если это предусмотрено договором транспортной экспедиции.

Роуминг между операторами и аккредитация информационных систем ЭПД

На практике грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель нередко работают с разными операторами информационных систем ЭПД. Чтобы документ, оформленный через одного оператора, дошёл до контрагента, который работает с другим, между операторами настраивается роуминг — по тому же принципу, что и в обычном электронном документообороте между продавцом и покупателем. Менять оператора ради конкретного контрагента не требуется: достаточно уточнить у своего оператора, настроен ли обмен с системой партнёра.

Работать через любую информационную систему нельзя — оператор должен быть включён в реестр аккредитованных информационных систем ЭПД, который ведёт Минтранс России. Перед подписанием договора стоит проверить оператора в этом реестре: документы, переданные через неаккредитованную систему, не попадут в ГИС ЭПД и не будут иметь силы обязательного электронного документа.

Кому предстоит перейти на обязательные ЭПД

Обязанность распределена между всеми участниками цепочки перевозки, и у каждого своя роль.

• Грузоотправители — компании, которые нанимают перевозчика и составляют электронную транспортную накладную;
• Перевозчики — принимают груз и подтверждают его сдачу по электронной накладной;
• Грузополучатели — подписывают приёмку груза в соответствующем титуле документа;
• Экспедиторы — оформляют экспедиторские документы, а если принимают груз во владение — ещё и накладную.

Каждому из участников понадобится договор с оператором ИС ЭПД из реестра Минтранса, электронная подпись, а для сотрудников, которые подписывают документы от имени компании, — машиночитаемая доверенность.

Как подключиться к оформлению ЭПД: пошаговая инструкция

Порядок подключения похож для всех участников перевозки — грузоотправителей, перевозчиков, экспедиторов и грузополучателей, — с поправкой на то, какие именно документы оформляет каждая сторона.

1. Выбрать оператора информационной системы ЭПД из реестра, аккредитованного Минтрансом, и заключить с ним договор на обмен документами;
2. Оформить или продлить квалифицированную электронную подпись для сотрудников, которые подписывают документы от имени компании — руководителя, диспетчера, кладовщика, лица, ответственного за приёмку груза;
3. Выпустить машиночитаемые доверенности для всех, кто подписывает документы не как первое лицо компании;
4. Настроить способ обмена данными — через личный кабинет оператора либо через интеграцию с учётной системой компании (1С, SAP, собственная TMS) по API;
5. Провести пробную перевозку: оформить накладную или заказ-заявку с реальным контрагентом и убедиться, что документ доходит до второй стороны и корректно отражается в ГИС ЭПД;
6. Обучить сотрудников, которые работают с документами каждый день, — диспетчеров, логистов, водителей, бухгалтерию;
7. Согласовать с постоянными контрагентами, через каких операторов оформляются документы, и при необходимости настроить роуминг между системами.

Интеграция ЭПД с учётной системой

Компании, которые ведут учёт в 1С, SAP или собственной TMS, обычно не хотят оформлять накладные вручную в личном кабинете оператора отдельно от основной системы. Операторы ИС ЭПД, как правило, предлагают готовую интеграцию по API или отдельный модуль обмена: данные о перевозке формируются сразу в учётной системе, а оператор берёт на себя подпись, отправку контрагенту и передачу в ГИС ЭПД.

Состав поддерживаемых документов, требования к версии и конфигурации учётной системы у разных операторов отличаются, поэтому перед подключением стоит уточнить это у оператора и у своего подрядчика по 1С или SAP — особенно если помимо накладной нужно передавать заказ-заявку и экспедиторские документы в одном контуре.

Частые ошибки бизнеса при переходе на ЭПД

• Считать электронными все транспортные документы без исключения. Путевой лист в большинстве случаев по-прежнему можно вести на бумаге — это не входит в список обязательных ЭПД.
• Путать наличие электронного формата с обязанностью его использовать. То, что документ технически можно провести через ГИС ЭПД, ещё не делает его обязательным именно в электронном виде.
• Не подтверждать основание для бумаги. Если перевозка подпадает под одно из двенадцати исключений Минтранса, это нужно быть готовым обосновать, а не просто сослаться на удобство.

Риски при работе без обязательных ЭПД

Если документ из обязательного перечня оформлен на бумаге без одного из законных оснований, у компании может не получиться подтвердить им факт перевозки — ни перед контрагентом, ни перед проверяющими органами.

• Споры с контрагентом. Если у грузоотправителя и перевозчика на руках разные экземпляры бумажного документа, доказать реальные условия перевозки — маршрут, дату, объём и состояние груза — сложнее, чем по данным ГИС ЭПД, где зафиксирована электронная подпись обеих сторон.
• Задержки расчётов. Многие компании привязывают оплату услуг перевозчика или экспедитора к подписанию накладной; без корректно оформленного обязательного документа согласование и оплата могут затянуться.
• Вопросы при проверках. Контролирующие органы вправе запросить именно тот документ, который для этой перевозки установлен как обязательный электронный, — бумажная версия без законного основания её не заменяет.

Точную меру ответственности за конкретный случай нарушения порядка оформления ЭПД лучше уточнять по действующей редакции нормативных актов — практика применения новых правил ещё формируется.

Что сделать компании уже сейчас

Чтобы не оказаться без нужных документов в момент проверки, стоит пройтись по короткому чек-листу.

1. Определить, какие из перечисленных документов реально оформляет ваша компания — накладную, заказ-заявку, экспедиторские расписки, ж/д или авианакладную;
2. Проверить, подпадают ли типовые маршруты под одно из исключений Минтранса, и зафиксировать это в договоре с контрагентом;
3. Заключить договор с оператором ИС ЭПД и оформить электронные подписи для сотрудников, которые визируют документы;
4. Выпустить машиночитаемые доверенности для тех, кто подписывает документы не от своего имени;
5. Отдельно решить вопрос с путевыми листами, если компания перевозит алкогольную продукцию собственным транспортом.

Как переход на обязательные ЭПД organizован в Saby TMS

Ключевой документ в этом списке — электронная транспортная накладная, и именно с ней сталкивается основная часть бизнеса при обычных автомобильных перевозках. В сервисе Saby TMS оформление накладных, заказов-заявок, экспедиторских документов и путевых листов собрано в одном интерфейсе, а не разнесено по разным программам.

Сервис поддерживает типовые сценарии переадресации груза, фиксации итоговой стоимости, замены машины или водителя в пути. Путевой лист там же подписывают диспетчер, механик и врач — с телефона или компьютера, а водитель работает в мобильном приложении, в том числе при временном отсутствии связи. Предусмотрен роуминг с другими операторами ЭПД и готовые решения для интеграции с 1С, SAP и по API — это снимает часть ручной работы с бухгалтерии и логистов.

Мы — партнёр Saby в Москве и помогаем разобраться, какие именно из обязательных ЭПД нужны конкретной компании, подключить сервис к нужному оператору, настроить подписи и интеграцию с учётной системой. Условия подключения смотрите на странице тарифов.

Частые вопросы об обязательных ЭПД

Все транспортные документы стали электронными с 1 сентября 2026 года?

Нет. В перечень обязательных ЭПД вошли электронная транспортная накладная, заказ-заявка, экспедиторские документы, железнодорожная накладная и грузовая авианакладная. Путевой лист в общем случае можно вести на бумаге.

Обязателен ли электронный путевой лист для всех компаний?

Нет, по умолчанию это выбор компании. Электронный путевой лист обязателен только при перевозке собственным транспортом пива, сидра, пуаре, медовухи и спиртосодержащей непищевой продукции согласно постановлению правительства № 1944.

Нужна ли электронная транспортная накладная, если компания перевозит свой груз собственными силами?

Нет. Договора перевозки в этом случае не заключается, поэтому накладная не оформляется — потребуется только путевой лист.

Можно ли работать электронно, если перевозка подпадает под исключение Минтранса?

Да. Поправки закона № 302-ФЗ прямо допускают электронное оформление накладной и в таких ситуациях, если это закреплено договором перевозки; для экспедиторских документов действует то же правило при наличии соответствующего договора.

На кого распространяется обязанность перейти на ЭПД — только на перевозчиков?

Нет. Обязанность касается всех участников перевозки: грузоотправителей, которые составляют накладную, перевозчиков, которые её подтверждают, грузополучателей, подписывающих приёмку, и экспедиторов, оформляющих собственные документы.

Правда ли, что переход на обязательные ЭПД отложили до 1 марта?

Нет, это заблуждение. Единственная дата, с которой перечисленные документы стали обязательными в электронном виде, — 1 сентября 2026 года, с учётом уточнений закона № 302-ФЗ. Универсального переноса этого срока на март закон не предусматривает.

Можно ли работать с оператором ЭПД, который не входит в реестр Минтранса?

Нет. Документы, переданные через информационную систему, которая не аккредитована и не включена в реестр Минтранса, не попадают в ГИС ЭПД и не считаются оформленными обязательным электронным документом.

Что делать, если у перевозчика и грузоотправителя разные операторы ЭПД?

Использовать роуминг между операторами — он работает по тому же принципу, что и в обычном ЭДО между продавцом и покупателем. Менять оператора не нужно, достаточно уточнить у своего оператора, настроен ли обмен с системой контрагента.