Кому нужна ЭТрН в 2026 году: все случаи и исключения

Вопрос, кому нужна ЭТрН в 2026 году, встал перед каждой компанией, которая возит грузы автомобилем. С 1 сентября 2026 года транспортную накладную по договору перевозки оформляют только в электронном виде — это касается грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя и экспедитора. А если договора перевозки нет, например, компания везёт свой груз своей машиной, накладная вообще не нужна, достаточно путевого листа. Разберём подробно, кому нужна ЭТрН в разных ситуациях, когда можно обойтись бумагой и чем грозит отсутствие документа.

Что изменилось с 1 сентября 2026 года

Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ перевёл перевозочные документы в электронный формат. С 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляются:

• транспортная накладная (ЭТрН);
• заказ или заявка на перевозку;
• экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторская и складская расписки.

Документы проходят через операторов информационных систем ЭПД и попадают в государственную систему ГИС ЭПД. Оттуда их видят ФНС и ГИБДД: при остановке на дороге водитель показывает инспектору QR-код, а не пачку бумажных бланков.

Кто обязан оформлять ЭТрН

Правило простое: есть договор перевозки груза автомобилем — есть обязанность оформить электронную транспортную накладную. Чтобы понять, кому нужна ЭТрН именно в вашем случае, важно смотреть не на вид бизнеса, а на то, кто и с кем заключил договор перевозки. В накладной участвуют все стороны сделки.

Обязанность лежит не только на транспортной компании. Поставщик, который нанимает перевозчика для доставки покупателю, сам становится грузоотправителем и обязан начать оформление ЭТрН. Покупатель в этой цепочке подписывает приёмку. Если хотя бы одна сторона не подключена к оператору ЭПД, документ просто не пройдёт по цепочке подписания.

Дата 1 сентября 2026 года единая для всех участников перевозки: закон не делит грузоотправителей, перевозчиков, получателей и экспедиторов на разные сроки перехода. Отдельно установлен только переходный период для дорожного контроля: до 1 марта 2027 года инспектор не штрафует водителя за отсутствие электронной накладной, а ограничивается предупреждением. Это касается именно проверки на дороге, а не самой обязанности оформлять документ — она действует с 1 сентября 2026 года для всех, кто заключил договор перевозки.

Когда накладная не нужна

Свой груз своим транспортом. Если организация перевозит собственный груз на собственной или арендованной без экипажа машине, договора перевозки нет — его нельзя заключить с самим собой. Транспортная накладная не оформляется, достаточно путевого листа. Так Минтранс разъяснил ситуацию с доставкой собственного товара и перемещением груза между складами одной компании.

Самовывоз машиной покупателя. Если покупатель забирает товар сам, на своём транспорте, перевозчика в сделке нет, и накладная не нужна. Отгрузку в этом случае подтверждают товарной накладной или УПД.

Самовывоз с наёмным перевозчиком — нужна. Если покупатель заказывает машину у транспортной компании, договор перевозки заключает именно он. Тогда грузоотправителем в ЭТрН выступает покупатель как заказчик перевозки, а продавец участвует в документе только как место погрузки.

Когда можно оформить на бумаге

Бумажная накладная, заказ и заявка допустимы только в случаях, которые прямо перечислил Минтранс. Первоначальный перечень утвердил приказ от 01.06.2026 № 262 — в нём 8 оснований, среди которых отдельные военные грузы, участие иностранных лиц, каботаж перевозчиков из стран ЕАЭС, перевозки для личных нужд граждан, отсутствие связи и технический сбой, драгоценные металлы и камни.

С 19 сентября 2026 года действует приказ от 02.09.2026 № 391, который добавил ещё четыре случая:

1. перевозка по территории с режимом повышенной готовности, ЧС, чрезвычайного или военного положения, режимом контртеррористической операции;
2. перевозка специальных грузов;
3. перевозка периодических печатных изданий;
4. перевозка продукции военного и двойного назначения во внешней торговле.

Кроме того, бумажный вариант для военных грузов теперь распространяется и на грузы Росгвардии, ФСБ, МЧС, СВР и ФСО.

Технический сбой сам по себе не повод печатать накладную «на всякий случай». Сначала стоит выяснить, где именно проблема — в учётной системе, у оператора, в приложении водителя или в самой ГИС ЭПД, — и проверить, подпадает ли конкретная ситуация под официальное исключение.

Что будет, если не оформить ЭТрН

На дороге водителю без транспортной накладной грозит предупреждение или штраф 500 ₽ по ч. 2 ст. 12.3 КоАП. До 1 марта 2027 года инспекторы ограничиваются устным замечанием — это переходный период.

В налоговой последствия серьёзнее. Расходы на доставку признаются, только если они подтверждены документами, оформленными по закону (ст. 252 НК РФ). С 1 сентября 2026 года закон требует именно электронную накладную, поэтому бумажная вместо обязательной электронной — повод снять расходы и получить вопросы к вычету НДС. Мораторий на дорожные штрафы от налоговых рисков не защищает.

Как проверить свою ситуацию за 3 вопроса

Чтобы быстро понять, кому нужна ЭТрН в конкретной цепочке поставок, достаточно ответить на три вопроса.

1. Есть ли договор перевозки? Вы нанимаете перевозчика или сами перевозите грузы клиентов — накладная нужна. Везёте своё своей машиной — нет.
2. Подпадаете ли вы под исключение из приказов № 262 и № 391? Если да, можно оформить документ на бумаге, но обязательно сохраните подтверждение основания.
3. Подключены ли все стороны к операторам ЭПД? Если контрагент работает у другого оператора, нужен роуминг — иначе он просто не увидит документ.

Что учесть разным участникам рынка

Обязанность оформлять ЭТрН одна для всех, но подготовка к переходу отличается в зависимости от масштаба бизнеса и роли компании в цепочке поставок.

Логистические и транспортные компании

Для перевозчика с постоянным парком машин и водителей важнее всего скорость подписания документа на месте. Стоит заранее обучить водителей работать с мобильным приложением оператора ЭПД, убедиться, что у каждого есть доступ к подписанию накладной от имени компании, и настроить интеграцию учётной системы с сервисом, чтобы данные о рейсе не вводить вручную по каждой перевозке.

Экспедиторы

Экспедитор часто одновременно выступает заказчиком перевозки для клиента и стороной, которая оформляет собственные экспедиторские документы — поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки. Здесь важно заранее определить, действует ли сотрудник от имени компании или по доверенности от клиента, и оформить машиночитаемую доверенность (МЧД) на тех, кто будет подписывать документы.

Крупные грузоотправители и грузополучатели

Производители и розничные сети, которые отправляют или принимают десятки накладных в день, обычно работают одновременно с несколькими перевозчиками и операторами ЭДО. Стоит заранее сверить, с какими операторами работают постоянные подрядчики, и настроить роуминг там, где операторы отличаются, чтобы документ доходил до контрагента автоматически. На складах имеет смысл закрепить ответственного сотрудника, который сверяет груз при приёмке и вовремя фиксирует расхождения в соответствующем титуле накладной.

ИП и малый бизнес с разовыми перевозками

Если компания возит грузы нерегулярно, содержать полноценную систему для транспортного документооборота не всегда оправдано. Часто достаточно личного кабинета оператора ЭПД с веб-интерфейсом, где накладная заполняется вручную по каждой конкретной перевозке. Главное — оформить электронную подпись и подключиться к оператору заранее, а не непосредственно перед перевозкой, которая уже подпадает под обязательный электронный формат.

Как подключиться к ЭТрН

Оформление электронной транспортной накладной идёт не напрямую в государственную систему, а через оператора информационной системы электронных перевозочных документов — по аналогии с тем, как обычный электронный документооборот идёт через оператора ЭДО. Компания подключается к оператору, а он передаёт данные в ГИС ЭПД — государственную систему, которая хранит документы и даёт доступ к ним ФНС и ГИБДД.

Чтобы начать работать с ЭТрН, потребуется:

• выбрать оператора ЭПД и заключить с ним договор — это может быть тот же оператор, через которого компания уже обменивается документами с контрагентами, либо отдельный сервис для перевозок;
• оформить электронную подпись для сотрудников, которые подписывают документы, и, если накладную подписывает не руководитель, а другой сотрудник — машиночитаемую доверенность (МЧД);
• проверить, что перевозчик, отправитель и получатель подключены либо к одному оператору, либо к операторам, между которыми настроен роуминг — иначе документ не дойдёт до контрагента;
• обучить водителей и сотрудников, которые оформляют накладные, работе с выбранным сервисом, в первую очередь с мобильным приложением, если подписание происходит прямо на погрузке.

Отдельная регистрация в ГИС ЭПД для рядовой компании обычно не требуется — доступ к системе обеспечивает оператор, у которого оформлено подключение. Все юридически значимые действия, от создания накладной до подписания каждой стороной, проходят через личный кабинет или API оператора, а сама ГИС ЭПД выступает хранилищем документов и точкой сверки для контролирующих органов.

Чек-лист подготовки к переходу на ЭТрН

Чтобы не откладывать переход на последний момент, стоит пройти несколько шагов заранее.

1. Определить, в каких перевозках компания участвует как сторона договора перевозки — грузоотправитель, перевозчик, получатель или экспедитор — и в каких оформление не требуется (собственный транспорт, самовывоз без наёмного перевозчика).
2. Выбрать оператора ЭПД и заключить договор на подключение.
3. Оформить электронные подписи для ответственных сотрудников и, где нужно, машиночитаемые доверенности.
4. Сверить операторов с постоянными контрагентами — перевозчиками, поставщиками, покупателями — и настроить роуминг там, где операторы отличаются.
5. Настроить перенос данных из учётной системы в сервис оформления ЭТрН, чтобы не вводить данные о грузе и маршруте вручную по каждой перевозке.
6. Установить и настроить мобильное приложение для водителей, которые подписывают документы на погрузке и разгрузке.
7. Провести пробный документооборот — оформить и подписать несколько накладных в тестовом режиме до того, как электронный формат станет обязательным для конкретной перевозки.
8. Проверить, подпадает ли часть перевозок компании под исключения из приказов Минтранса, и заранее сохранить документы, подтверждающие основание для бумажного оформления.

Как оформлять ЭТрН в Saby TMS

Saby TMS — сервис «Тензора» для транспортного электронного документооборота. В нём электронные транспортные накладные, заказы-заявки и путевые листы собраны в одном окне, а данные из заявки автоматически переносятся в накладную. Подписать документ можно на компьютере и в мобильном приложении: водитель подписывает приём груза с телефона, в том числе без связи на месте погрузки, а данные синхронизируются позже. QR-код для инспектора формируется сразу после приёмки груза и открывается офлайн. Сервис поддерживает обмен с контрагентами у других операторов через роуминг и интеграцию с 1С через открытый API.

Как партнёр «Тензора» в Москве мы подключаем компании к сервису Saby TMS, настраиваем электронные подписи и МЧД для сотрудников и обучаем водителей работе с мобильным приложением. Если после разбора у вас остались сомнения, кому нужна ЭТрН именно в вашей цепочке поставок, наши специалисты помогут разобраться в конкретной ситуации и подключить нужный сервис.

Частые вопросы

Нужна ли ЭТрН, если я везу свой товар своей машиной?

Нет. Договора перевозки в этом случае нет, поэтому транспортная накладная не оформляется. Достаточно путевого листа.

Покупатель забирает товар сам. Кто оформляет ЭТрН?

Если покупатель приехал на своей машине, накладная не нужна никому. Если он нанял перевозчика, оформляет документ покупатель как грузоотправитель.

Можно ли до 1 марта 2027 года работать на бумаге?

Штрафовать на дороге до этой даты не будут, но бумажная накладная вместо электронной всё равно не соответствует закону и создаёт налоговые риски.

Что делать, если на погрузке нет интернета?

Отсутствие связи входит в перечень официальных исключений, но проще не доводить дело до бумаги: в мобильном приложении Saby водитель подписывает документ офлайн, а данные синхронизируются, как только появится связь.

Нужно ли отдельно регистрироваться в ГИС ЭПД?

Отдельная регистрация обычно не требуется — доступ к системе даёт оператор ЭПД, к которому подключается компания. Документы оформляются через личный кабинет или API оператора, а ГИС ЭПД хранит их и предоставляет доступ контролирующим органам.

Чем экспедитор отличается от перевозчика в ЭТрН?

Перевозчик физически везёт груз и подписывает накладную как сторона, принявшая и сдавшая груз. Экспедитор организует перевозку для клиента и оформляет собственные документы — поручение экспедитору, экспедиторскую и складскую расписки, а в самой накладной может участвовать от имени заказчика по доверенности.