Электронный нотариальный документ: что изменилось с 17 октября 2026 года

Что изменилось: нотариус теперь присылает XML и PDF

С 17 октября 2026 года в России поменялся порядок, по которому оформляется электронный нотариальный документ — доверенность, согласие, свидетельство или другой нотариальный акт в цифровом виде. Раньше получатель видел только один файл — XML, предназначенный для машинной обработки в учётных системах. Теперь нотариус обязан прикладывать второй файл — PDF с визуальным отображением подписи, чтобы документ было удобно открыть и прочитать на экране или распечатать.

Основание — приказ Минюста России от 29 сентября 2026 года № 268, который скорректировал более раннюю редакцию приказа от 30 сентября 2020 года № 227 о требованиях к формату нотариально оформляемого электронного документа. Минюст зарегистрировал поправки 2 октября, опубликовал их 6 октября, а действовать новые правила начали уже 17 октября 2026 года — переход занял чуть больше двух недель с момента публикации.

Зачем нужны два файла и какой из них имеет юридическую силу

XML-файл остаётся основным, юридически значимым документом. Его подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью сам нотариус, и именно эта подпись подтверждает подлинность бумаги перед налоговой, судом или контрагентом. PDF-версия формируется автоматически из XML и содержит лишь изображение подписи нотариуса — удобную, но вспомогательную копию для чтения глазами.

Важно не путать внешнее сходство с юридической силой: графика на PDF ничего не подтверждает сама по себе, она лишь показывает, как выглядит подпись. Если нужно официально подтвердить подлинность электронного нотариального документа, в расчёт идёт только подписанный XML-файл, а PDF остаётся просто удобной для чтения копией, не более.

Кого касается новый порядок оформления нотариальных документов

Формально новые требования адресованы нотариусам — именно они обязаны готовить оба файла и направлять их получателю. Самостоятельно создавать PDF-версию компаниям и предпринимателям не придётся — контора нотариуса сделает это автоматически.

Но на практике изменение касается каждого, кто получает от нотариуса электронные доверенности, согласия участников, свидетельства о праве на наследство, нотариальные акты по сделкам — то есть бухгалтеров, юристов и руководителей бизнеса, принимающих такие документы через системы электронного документооборота. Это особенно важно для компаний, которые заверяют у нотариуса машиночитаемые доверенности или передают подписанные документы дальше по цепочке контрагентов: ошибка с выбором «правильного» файла может обернуться тем, что документ не примут там, где он нужен.

Было и стало: как теперь выглядит электронный нотариальный документ

Чтобы не путаться, какой файл за что отвечает, разница до и после 17 октября 2026 года выглядит так:

Как бизнесу проверить подлинность электронного нотариального документа

Главный риск новой схемы — довериться внешнему виду PDF и забыть про XML. Файл с аккуратной подписью и печатью нотариуса смотрится убедительно, но юридически он ничего не подтверждает. Чтобы не ошибиться при получении документа от нотариуса, стоит придерживаться простого порядка действий:

• не ограничиваться визуальным осмотром PDF — запросить и сохранить подписанный XML-файл;
• проверить электронную подпись нотариуса на XML через сервисы проверки квалифицированной подписи;
• хранить оба файла вместе: PDF — для удобства, XML — как юридический оригинал;
• при передаче документа дальше по цепочке — контрагенту, в налоговую или в суд — прикладывать именно XML, а не только читаемую копию.

Отдельная деталь, которая касается тех, кто работает с электронным документооборотом: новые версии XML-шаблонов нотариальных документов публикуются не менее чем за месяц до начала применения. Это время даётся операторам ЭДО и учётным системам на обновление своих модулей под изменённую структуру файла — то есть резких сбоев при будущих правках формата не предвидится.

Что такое электронный нотариальный документ и чем он отличается от бумажного

Электронный нотариальный документ — это доверенность, согласие, свидетельство, договор или другой нотариальный акт, который существует в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) нотариуса, а не только на бумаге с печатью и подписью от руки. Юридически такой файл имеет ту же силу, что и бумажный оригинал, если оформлен и подписан нотариусом по всем правилам.

Такие документы бывают двух видов. Первый — исходно электронный: нотариус сразу создаёт и подписывает документ в электронном виде, без отдельного бумажного экземпляра. Второй — конвертированный: нотариус переводит уже существующий бумажный документ в электронную форму или, наоборот, электронный документ распечатывает и удостоверяет равнозначность бумажной копии. Именно вторая процедура описана в статьях 103.8 и 103.9 Основ законодательства о нотариате — они разделяют перевод «бумага → электронный вид» и «электронный вид → бумага», и в обоих случаях нотариус своей подписью подтверждает, что две версии документа полностью совпадают по содержанию.

Важно не путать электронный нотариальный документ с обычным сканом бумажного оригинала. Скан, сделанный самостоятельно в офисе компании, не приобретает автоматически силу нотариального документа — юридическое значение файл получает только после того, как его содержимое проверил и подписал своей УКЭП сам нотариус.

Как нотариус удостоверяет равнозначность бумажного и электронного документа

В общих чертах процедура удостоверения равнозначности бумажного и электронного документа выглядит так:

• заявитель обращается к нотариусу лично или через представителя, принося оригинал документа — бумажный или электронный — и документ, удостоверяющий личность;
• нотариус проверяет личность заявителя, его полномочия и содержание документа, который нужно перевести в другой формат;
• нотариус создаёт вторую версию документа — сканирует бумажный оригинал либо распечатывает электронный файл;
• нотариус подписывает электронный вариант своей УКЭП, а бумажную копию заверяет личной подписью и печатью, подтверждая, что обе версии равнозначны;
• сведения о совершённом нотариальном действии вносятся в реестр единой информационной системы нотариата;
• заявитель получает нужный ему экземпляр — бумажный, электронный или оба.

Какой именно экземпляр потребуется — бумажный или электронный, — обычно диктует тот, кому документ предстоит передать: налоговая, суд, контрагент по сделке или система электронного документооборота. Если это неизвестно заранее, разумно попросить нотариуса подготовить сразу оба варианта — как это теперь по умолчанию происходит с XML и PDF после изменений октября 2026 года, описанных выше.

Электронная подпись нотариуса: откуда она и как ей доверять

Для работы с электронными документами нотариусы используют усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) — такую же по юридической силе, как собственноручная подпись с печатью на бумаге. Сертификат такой подписи выдаёт удостоверяющий центр, работающий с нотариальным сообществом, и он содержит сведения о конкретном нотариусе и нотариальном округе, в котором тот работает.

Проверить, что подпись на файле действительно принадлежит нотариусу и документ не менялся после подписания, можно через любой сервис проверки квалифицированной электронной подписи — он показывает владельца сертификата, срок его действия и то, совпадает ли содержимое файла с тем, что было подписано. Именно эта проверка, а не внешний вид подписи на распечатке, подтверждает подлинность документа.

QR-код на нотариальном документе: ещё один способ проверки

Помимо подписи в самом файле, у получателя нотариального документа есть ещё один быстрый способ проверки — QR-код, который нотариусы печатают на документах. Он ведёт на сервис проверки в реестре нотариальных действий единой информационной системы нотариата: там можно увидеть, совершал ли названный нотариус действие с такими реквизитами, и сверить основные данные — вид документа, дату, фамилию нотариуса.

QR-код удобен как первый шаг быстрой проверки, особенно когда на руках только бумажная распечатка или PDF-копия: отсканировать код куда проще, чем искать сервис проверки подписи самостоятельно. Но он не заменяет полноценную проверку электронной подписи на XML-файле — для налоговой, суда или спорной ситуации с контрагентом стоит проверять именно подписанный файл, а QR-код использовать как дополнительную, быструю сверку.

Электронная доверенность у нотариуса и машиночитаемая доверенность (МЧД): в чём разница

Отдельная тема, которую часто путают с электронными нотариальными документами, — машиночитаемая доверенность (МЧД). Это не нотариальный, а корпоративный документ: с её помощью руководитель компании наделяет сотрудника правом подписывать документы от имени организации в системах электронного документооборота, используя собственную электронную подпись сотрудника. МЧД оформляется и подписывается электронной подписью компании самостоятельно, без участия нотариуса.

Нотариус же может удостоверить обычную доверенность — в том числе в электронном виде, — когда полномочия передаются не сотруднику внутри ЭДО-системы, а, например, физическому лицу или представителю для участия в сделке, получения документов, представления интересов в государственных органах. Такая электронная доверенность от нотариуса равнозначна бумажной с печатью и подписью от руки и действует наравне с ней. Если бизнесу нужно разобраться, какой из двух инструментов — нотариальная электронная доверенность или МЧД — подходит для конкретной задачи, этот вопрос стоит обсудить отдельно с нотариусом или оператором электронного документооборота: они решают разные задачи и оформляются по разным правилам.

Как получить электронный нотариальный документ: что можно сделать удалённо

Часть подготовительных шагов для получения нотариального документа можно пройти удалённо. На сайте Федеральной нотариальной палаты можно найти нотариуса по региону и виду нужного действия, а записаться на приём — через Госуслуги, выбрав удобную дату и время в большинстве регионов. Это экономит время по сравнению с визитом в контору «с улицы» и ожиданием в очереди.

Полностью без визита к нотариусу оформить большинство документов всё же не получится: закон требует, чтобы нотариус лично установил личность заявителя и убедился в его добровольном волеизъявлении, а это по общему правилу происходит при личной явке хотя бы одной из сторон в контору. Поэтому «удалённое оформление» на практике означает удалённую подготовку и запись, а не отсутствие визита вовсе.

Единая информационная система нотариата: реестр, хранение и повторная выдача документов

Все совершённые нотариальные действия — не только связанные с электронными документами — фиксируются в единой информационной системе нотариата. Это общая база, которую ведёт нотариальное сообщество: туда вносятся сведения о доверенностях, согласиях, свидетельствах о праве на наследство и других актах.

Благодаря этому реестру можно, например, проверить действительность доверенности — не отменил ли её доверитель, — или запросить повторный экземпляр (дубликат) нотариального документа, если оригинал утрачен, испорчен или просто понадобился ещё раз. Обратиться за дубликатом можно к нотариусу, который оформлял документ изначально, либо — если его контора больше не работает — к нотариусу, принявшему архив. Запись о самом факте совершения действия в реестре сохраняется независимо от того, что происходит с бумажным или электронным экземпляром на руках у сторон.

Плюсы и минусы электронного нотариального документа по сравнению с бумажным

У электронного формата нотариальных документов есть очевидные плюсы по сравнению с бумагой, но и свои ограничения, которые стоит учитывать.

Преимущества

• передаётся контрагенту, в налоговую или в суд мгновенно, без курьера и почты — особенно удобно при работе через системы электронного документооборота;
• проще хранить и дублировать: файл не истирается, не теряется физически, его легко разместить в нескольких системах учёта одновременно;
• сведения о документе дополнительно фиксируются в реестре нотариата, поэтому при утере файла можно запросить дубликат, а не восстанавливать документ с нуля;
• удобно прикладывать к электронной отчётности и другим цифровым подачам, где бумажный оригинал пришлось бы сканировать отдельно.

Ограничения и на что обратить внимание

• нужно уметь работать именно с подписанным файлом (XML или аналогичным форматом), а не только с его читаемой копией — иначе легко принять вспомогательный PDF за юридически значимый оригинал;
• не все организации и контрагенты одинаково готовы принимать электронный формат и могут попросить дополнительно бумажный экземпляр;
• большинство нотариальных действий всё равно требует личной явки к нотариусу хотя бы один раз, то есть полностью дистанционно процесс не проходит;
• для проверки подлинности нужен доступ к сервисам проверки электронной подписи или к реестру нотариата — это требует хотя бы минимальной цифровой грамотности от получателя документа.

Сколько стоит оформление нотариального документа в электронном виде

Стоимость любого нотариального действия складывается из двух частей. Первая — нотариальный тариф, размер которого для большинства действий закреплён в Налоговом кодексе РФ и одинаков по стране. Вторая — плата за правовую и техническую работу, её размер устанавливает нотариальная палата конкретного региона, поэтому итоговая сумма отличается от города к городу и зависит от вида документа: доверенность, согласие, свидетельство о праве на наследство и так далее.

Подготовка электронной версии документа или удостоверение равнозначности электронного и бумажного экземпляра обычно добавляет отдельную плату за техническую работу нотариуса — единого фиксированного тарифа на эту услугу по всей стране не существует, поэтому точную сумму стоит уточнять непосредственно у нотариуса, к которому вы обращаетесь.

Частые вопросы

Что изменилось в оформлении электронного нотариального документа с 17 октября 2026 года?

Нотариусы стали направлять получателю не один, а два файла: подписанный XML и PDF с визуальным отображением подписи. Это закреплено приказом Минюста № 268 от 29 сентября 2026 года.

Какой файл имеет юридическую силу — XML или PDF?

Юридическую силу сохраняет только XML-файл, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса. PDF — вспомогательная читаемая копия, подпись в нём лишь изображение.

Нужно ли компании самостоятельно создавать PDF-версию нотариального документа?

Нет. Оба файла формирует и направляет нотариус — получателю ничего создавать вручную не требуется.

Что будет, если приложить к сделке только PDF без XML?

Формально такой документ не подтверждён электронной подписью нотариуса, поэтому его могут не принять там, где нужен юридически значимый электронный нотариальный документ. Лучше сохранять и предоставлять именно XML.

Как проверить подлинность подписи нотариуса на электронном документе?

Нужно проверить подпись на XML-файле через сервисы проверки электронной подписи — визуального осмотра PDF для этого недостаточно.

Что такое электронный нотариальный документ?

Это доверенность, согласие, свидетельство или другой нотариальный акт в виде файла, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса. Юридически он равнозначен бумажному оригиналу, если оформлен и подписан нотариусом по всем правилам.

Чем электронный нотариальный документ отличается от обычного скана?

Простой скан, сделанный самостоятельно, не имеет силы нотариального документа. Юридическое значение файл приобретает только после того, как его подписал своей электронной подписью сам нотариус, удостоверив равнозначность электронной и бумажной версий.

Можно ли оформить доверенность у нотариуса в электронном виде?

Да, нотариус может удостоверить доверенность в электронной форме — она равнозначна бумажной с подписью и печатью. Это отдельный инструмент от машиночитаемой доверенности (МЧД), которую компании оформляют для сотрудников самостоятельно, без нотариуса.

Как проверить нотариальный документ по QR-коду?

QR-код на документе ведёт на сервис проверки в реестре нотариальных действий, где можно сверить, совершал ли указанный нотариус действие с такими реквизитами. Это удобная быстрая проверка, но для формального подтверждения подлинности лучше дополнительно проверить электронную подпись на самом файле.

Что делать, если нотариальный документ утерян — можно ли получить его повторно?

Да, сведения о совершённом нотариальном действии сохраняются в единой информационной системе нотариата. За повторным экземпляром (дубликатом) можно обратиться к нотариусу, который оформлял документ изначально.

Сколько стоит оформление нотариального документа в электронном виде?

Стоимость складывается из нотариального тарифа и платы за правовую и техническую работу, которую устанавливает региональная нотариальная палата. Итоговая сумма зависит от вида документа и региона — точную цифру нужно уточнять у нотариуса.

Можно ли получить нотариальный документ полностью удалённо, без визита к нотариусу?

Запись и часть подготовки можно пройти онлайн — например, через Госуслуги. Но большинство нотариальных действий требует личной явки хотя бы одной из сторон, так как нотариус обязан лично установить личность заявителя.

Что это значит для бизнеса, работающего с ЭДО

История с двумя файлами — не единичный случай, а часть общей тенденции: форматы электронных документов постоянно уточняются, и бизнесу приходится следить, какой файл в очередной связке является юридическим оригиналом, а какой — просто удобной копией. Для бухгалтера или юриста, получающего десятки нотариальных документов в месяц, путаница с XML и PDF — это реальный риск принять «неправильный» файл за основание для сделки или отчётности.

Компании, уже выстроившие электронный документооборот, адаптируются к таким изменениям проще: оператор ЭДО сам обновляет шаблоны под новые требования и помогает хранить оригиналы документов в одном месте, без необходимости вручную разбираться, какой файл юридически значим. Если в вашей компании ещё не настроен электронный документооборот или вы хотите упростить работу с доверенностями, нотариальными документами и отчётностью — оставьте заявку на подключение Saby (СБИС) у партнёра: подскажем, какой тариф подойдёт вашему бизнесу, и поможем настроить сервис.