Как подтвердить расходы на перевозку без транспортной накладной в 2026 году

Как подтвердить расходы на перевозку, если нет транспортной накладной

Как подтвердить расходы на перевозку, если транспортная накладная потеряна, не оформлена вовремя или в ней есть ошибки? Ответ на этот вопрос 9 октября 2026 года на конференции «Диадок фест» дала эксперт по законодательству Татьяна Евдокимова: бухгалтер вправе опираться не только на накладную, но и на другие документы, которые подтверждают реальность перевозки. Вопрос особенно актуален для компаний, которые регулярно заказывают автоперевозки груза и рискуют получить отказ в признании расходов из-за формальной ошибки в бумаге.

Стандартный порядок знаком каждому бухгалтеру: если у компании есть договор на перевозку груза, расходы по нему подтверждает транспортная накладная. Такой подход следует из пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса, а также из разъяснений Минфина и ФНС — именно накладная традиционно считается главным документом, доказывающим факт перевозки и обоснованность затрат.

Как подтвердить расходы на перевозку, если накладной нет или в ней ошибки

Ситуация, когда накладной не оказалось под рукой или в ней допущена ошибка, на практике встречается регулярно: документ теряется, его забывают оформить вовремя или заполняют с опечаткой в реквизитах груза или перевозчика. Раньше это грозило спором с налоговой и риском, что расходы на перевозку не примут к учёту вовсе.

Теперь позиция иная: если расходы на перевозку фактически понесены, компания вправе подтвердить их другими, косвенными документами. Такой вывод содержится в письмах ФНС, а также подтверждается сложившейся судебной практикой, включая позицию Верховного суда РФ.

Если компания реально понесла расходы на перевозку, она вправе доказывать это не только накладной — такой подход поддерживает сложившаяся судебная практика, включая позицию Верховного суда РФ.

Кого касается новая позиция по расходам на перевозку

Разъяснение в первую очередь важно для бухгалтеров и руководителей компаний, которые регулярно работают с перевозчиками и экспедиторами: производственных и торговых предприятий, продавцов на маркетплейсах, логистических операторов. Не менее актуально оно для ИП-перевозчиков и небольших транспортных компаний, где документооборот часто ведётся вручную, а ошибки в накладных — обычное дело.

Какие документы в принципе подтверждают расходы на перевозку

Транспортная накладная — не единственный документ, который фигурирует в перевозке груза. На практике пакет документов шире, и у каждого — своя роль: одни подтверждают сам факт перевозки, другие — передачу товара, третьи — использование транспорта или расчёт стоимости услуг.

• договор перевозки или транспортной экспедиции — определяет, кто и что обязан сделать;
• заявка на перевозку — согласованные сторонами маршрут, груз, сроки и стоимость конкретной поездки;
• транспортная накладная (ТН) — основной документ, подтверждающий факт автоперевозки груза;
• товарно-транспортная накладная (ТТН, форма №1-Т) — применяется, когда перевозка сопровождается передачей товара и нужно отразить его движение в учёте;
• путевой лист — подтверждает использование автомобиля, пробег и расход топлива, обязателен при перевозке собственным или арендованным транспортом;
• акт оказанных услуг — подтверждает факт и стоимость услуги перевозчика или экспедитора;
• универсальный передаточный документ (УПД) — объединяет накладную или акт со счётом-фактурой.

Форма транспортной накладной утверждена Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление Правительства РФ от 15.04.2011 №272), форма ТТН №1-Т — постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 №78. Какой из документов нужен в конкретной ситуации, удобнее смотреть в сравнении.

Электронная транспортная накладная и ГИС ЭПД: что важно знать бухгалтеру

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. В неё попадают сведения о перевозке в момент, когда документ подписывают все участники — грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель. Пока не подписали все стороны, перевозка не считается оформленной.

Для бухгалтера это удобно по двум причинам. Во-первых, система не даёт подписать ЭТрН, если не заполнены обязательные реквизиты — масса и наименование груза, маршрут, данные сторон, поэтому «кривых» накладных с пустыми полями, из-за которых обычно снимают расходы, в электронном формате физически не возникает. Во-вторых, документ хранится в ГИС ЭПД и не теряется: при проверке его можно выгрузить в любой момент, не разыскивая бумажный оригинал у водителя или в архиве перевозчика.

Как уже говорилось выше, с 1 сентября 2026 года электронная транспортная накладная становится обязательной для большинства автомобильных перевозок груза. Поэтому компаниям, которые пока продолжают работать с бумажными ТН, стоит заранее подключить сервис электронного документооборота для перевозок и обучить логистов и водителей работе с ЭТрН — это проще сделать до того, как переход станет обязательным, а не в последний момент.

Документы при перевозке через экспедитора

Если компания не нанимает перевозчика напрямую, а работает через экспедитора, набор документов отличается от прямой перевозки: экспедитор организует доставку, но сам может не владеть транспортом, поэтому факт перевозки и факт оказания экспедиторской услуги нужно подтверждать раздельно.

• поручение экспедитору — документ, которым клиент поручает организовать перевозку конкретного груза с указанием маршрута, сроков и условий;
• экспедиторская расписка — подтверждает, что экспедитор принял груз для организации перевозки;
• складская расписка — оформляется, если груз дополнительно передаётся экспедитору на временное хранение;
• акт оказанных экспедиторских услуг — подтверждает факт и объём услуги экспедитора для налогового учёта расходов.

Формы этих документов рекомендованы Минтрансом России в рамках правил транспортно-экспедиционной деятельности. На практике экспедиторы часто используют свои бланки, составленные по этому же образцу, — для подтверждения расходов это не критично, если документ содержит все существенные сведения о грузе, маршруте и сторонах сделки. Саму перевозку при этом всё равно сопровождает транспортная накладная, которую оформляет фактический перевозчик, — поручение и расписка экспедитора её не заменяют, а дополняют.

Как снизить риск спора с налоговой заранее

Рассчитывать на то, что налоговая без возражений примет косвенные документы, рискованно — к спору лучше готовиться заранее, а не разбираться с ним постфактум. Многие компании задаются вопросом, как подтвердить расходы на перевозку, уже после того, как накладная потерялась, хотя разумнее решить его на этапе организации документооборота.

Часть этих рисков снимает переход логистики на электронный документооборот: с 1 сентября 2026 года для большинства перевозок обязательна электронная транспортная накладная, которая формируется и хранится в ГИС ЭПД. Такой документ не теряется физически и его нельзя подписать с незаполненными обязательными полями, в отличие от бумажного аналога.

Если компания пока ведёт транспортные документы на бумаге или в разных программах, есть смысл перейти на единый сервис для оформления и хранения перевозочных документов. Это снижает вероятность того, что накладная потеряется или будет заполнена с ошибкой, и избавляет от необходимости задним числом собирать альтернативные доказательства перевозки.

Налоговый учёт транспортных расходов: ОСНО, УСН, НДС

Порядок учёта расходов на перевозку различается в зависимости от системы налогообложения, и об этом стоит знать до того, как возникнет спор с налоговой.

На ОСНО транспортные расходы, не включённые в стоимость приобретённых товаров, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (ст. 264 НК РФ), либо как материальные расходы, если доставка — часть стоимости приобретения товарно-материальных ценностей (ст. 254 НК РФ). Какой вариант применять, компания закрепляет в учётной политике.

На УСН с объектом «доходы минус расходы» транспортные расходы можно учесть только в рамках закрытого перечня, установленного статьёй 346.16 НК РФ, — как материальные расходы или как часть расходов по доставке товаров, приобретённых для дальнейшей реализации. На объекте «доходы» расходы на перевозку базу не уменьшают в принципе — это стоит учитывать, выбирая систему налогообложения для компании с большой долей логистики в затратах.

По НДС входящий налог, предъявленный перевозчиком или экспедитором, принимается к вычету на общих основаниях: есть счёт-фактура или УПД, услуга принята к учёту и используется в облагаемой НДС деятельности. Подтверждают факт оказания услуги те же документы — транспортная накладная и акт, поэтому их отсутствие или ошибки в оформлении создают риск не только по налогу на прибыль, но и по вычету НДС.

Судебная практика и типичные претензии налоговой по транспортным расходам

Самая частая претензия ФНС — формальные недостатки транспортной накладной: не указан вид или масса груза, не заполнен маршрут, нет подписи одной из сторон. Формально это основание снять расходы, но суды всё чаще смотрят не только на бумагу, а на то, была ли перевозка реальной.

Если компания может подтвердить реальность перевозки другими способами — перепиской с перевозчиком, оплатой по безналичному расчёту, товарными накладными на груз, данными GPS-мониторинга транспорта — суды, как правило, поддерживают налогоплательщика даже при дефектах в ТН. Это подтверждает и сложившаяся практика Верховного суда РФ, на которую ссылаются суды в подобных спорах.

Другое дело — споры, где перевозчик имеет признаки технической компании: без транспорта, водителей и реальной деятельности. Здесь даже идеально оформленная накладная не спасает расходы от снятия: налоговая и суды оценивают не только документы, но и реальность самой хозяйственной операции — в терминологии статьи 54.1 НК РФ речь идёт о необоснованной налоговой выгоде. Поэтому помимо правильного оформления документов стоит заранее проверять перевозчиков и экспедиторов, с которыми работает компания.

Сроки хранения документов, подтверждающих расходы на перевозку

Общий срок хранения документов, которые подтверждают доходы и расходы для налогового учёта, — не менее пяти лет (ст. 23 НК РФ и ст. 29 Федерального закона №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»). Это касается и транспортных накладных, и ТТН, и актов, и документов экспедитора.

Если расходы на перевозку формируют убыток, который компания переносит на будущие периоды, документы нужно хранить дольше — весь срок, пока убыток уменьшает налоговую базу, и ещё некоторое время после. Проще говоря: пока убыток «работает» в учёте, подтверждающие его документы выбрасывать нельзя, даже если формальный пятилетний срок истёк.

Электронные перевозочные документы в ГИС ЭПД хранить отдельно не нужно — система делает это сама, и в случае проверки документ можно выгрузить по запросу. Для бумажных накладных и актов стоит вести опись и хранить их так, чтобы конкретный документ по конкретной перевозке можно было быстро найти, а не поднимать архив за несколько лет.

Частые вопросы о подтверждении расходов на перевозку

Как подтвердить расходы на перевозку, если транспортная накладная потеряна?

По общему правилу расходы подтверждает транспортная накладная вместе с договором перевозки. Если накладная потеряна, по письмам ФНС и сложившейся судебной практике Верховного суда РФ компания вправе использовать иные косвенные документы, подтверждающие реальность перевозки.

Нужен ли договор перевозки, чтобы признать расходы?

Да, по п. 1 ст. 252 НК и разъяснениям Минфина и ФНС стандартная схема подтверждения расходов на автоперевозку груза строится именно на связке «договор перевозки плюс транспортная накладная».

На чём основана позиция про альтернативные документы?

На письмах ФНС и на сложившейся судебной практике Верховного суда РФ, которая признаёт право налогоплательщика подтверждать фактически понесённые расходы альтернативными доказательствами, если основной документ отсутствует или содержит ошибки.

Кого в первую очередь касается этот вывод?

Бухгалтеров и руководителей компаний, которые регулярно заказывают автоперевозки: торговых и производственных предприятий, продавцов на маркетплейсах, логистических операторов, а также ИП-перевозчиков и небольших транспортных компаний.

Что такое ЭТрН и зачем переходить на ГИС ЭПД?

Электронная транспортная накладная — то же, что бумажная ТН, но оформляется и хранится в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Система не позволяет подписать документ с незаполненными обязательными полями и исключает его физическую потерю, поэтому споров из-за дефектов накладной становится меньше.

Какие документы нужны, если перевозку организует экспедитор?

Помимо транспортной накладной от фактического перевозчика, потребуются поручение экспедитору, экспедиторская расписка и акт оказанных экспедиторских услуг, а при временном хранении груза — складская расписка.

Можно ли учесть расходы на перевозку на УСН «доходы минус расходы»?

Да, но только в рамках закрытого перечня расходов по статье 346.16 НК РФ — как материальные расходы или как часть расходов на доставку товаров для перепродажи. На объекте «доходы» транспортные расходы налоговую базу не уменьшают.

Сколько нужно хранить документы, подтверждающие расходы на перевозку?

Не менее пяти лет по общему правилу (ст. 23 НК РФ, ст. 29 Федерального закона №402-ФЗ). Если документы относятся к расходам, формирующим убыток, переносимый на будущее, срок хранения увеличивается на весь период переноса убытка.

Вывод

Судебная практика постепенно расширяет список документов, которыми можно подтвердить расходы на перевозку, но полагаться на это как на страховку от спора с налоговой не стоит. Надёжнее не допускать самой ситуации с потерянной или неверно оформленной накладной.

Сервисы Saby (СБИС) помогают вести электронный документооборот в логистике: оформлять перевозочные документы, контролировать заполнение обязательных полей и хранить всю историю перевозок в одном месте, чтобы вопрос «как подтвердить расходы на перевозку» вообще не вставал перед бухгалтером. Актуальные условия подключения — на странице тарифов.