Коды маркировки в УПД 2026: как изменился учёт маркированных товаров

С 2026 года в учёте маркированных товаров стало на порядок больше нюансов: коды маркировки в УПД теперь обязательный элемент документооборота, а не формальность для галочки. Если раньше бухгалтер мог принять накладную «на глаз» и свериться с «Честным знаком» позже, то теперь электронный документооборот и кассы проверяют коды Data Matrix почти в реальном времени. Разбираемся, что именно изменилось, кого это касается и что нужно успеть настроить, чтобы не получить требование из налоговой.

Что такое код маркировки и зачем он попадает в УПД

Каждая единица маркированного товара получает уникальный код Data Matrix — комбинацию GTIN товара и индивидуального серийного номера, которую наносят на упаковку при производстве или импорте. Оператор единой системы маркировки и прослеживаемости товаров «Честный знак» собирает сведения обо всех операциях с товаром в системе ГИС МТ — от ввода в оборот до продажи конечному покупателю.

Код маркировки в УПД — это мост между бухгалтерским документом и системой «Честный знак». Когда товар переходит от одного собственника к другому по оптовой сделке, сведения о переходе права собственности должны одновременно появиться и в документе отгрузки, и в ГИС МТ. Если в УПД код не указан или указан с ошибкой, система не может связать бухгалтерскую операцию с движением конкретной единицы товара: формально получатель становится владельцем партии по накладной, но по данным «Честного знака» код так и остаётся за прежним собственником — а значит, законно продать такой товар дальше нельзя.

Какие товары попали под маркировку в 2026 году

Распоряжение Правительства от 27.04.2026 № 956-р расширило перечень маркируемой продукции. В список добавили сладости, крупы, мёд, бритвы, смартфоны, электронные сигареты и ряд других товарных групп. Сроки ввода отличаются по категориям: часть хозяйственных изделий вошла в систему уже с октября 2026 года, а для бритв дату перенесли на более позднее — 1 февраля 2027 года.

Какие товарные группы уже маркируют и всегда ли нужен ЭДО

Расширение перечня в 2026 году продолжает историю, которая начиналась с табака и обуви несколькими годами раньше. К моменту вступления в силу новых требований в системе уже работал ряд крупных товарных групп, и для всех них действует общее правило: оптовая поставка маркированного товара между организациями сопровождается электронным документом с кодами, а не бумажной накладной.

Для бухгалтера практический вывод один: если товарная группа значится в перечне маркируемых, оптовая закупка и продажа этой продукции ведутся только через ЭДО с кодами — даже если контрагент привычно присылал бумажную накладную последние десять лет.

ЭДО стал обязательным: почему бумажная накладная больше не защитит

С 1 июля 2026 года электронный документооборот обязателен для всех участников оборота маркированной продукции — и при отгрузке, и при приёмке товара. Это ключевое изменение: бумажная накладная без передачи данных в систему маркировки больше не считается корректным первичным документом. Для бухгалтера это значит, что подтвердить расходы или оприходовать партию «задним числом» по бумаге уже не получится — записи в учёте должны опираться на данные, ушедшие в электронном виде.

Именно поэтому коды маркировки в УПД превратились из вспомогательной детали в обязательный реквизит документа. Без них электронный УПД не пройдёт проверку, а товар рискует «застрять» между складом и кассой без права на продажу.

Что добавилось в электронный УПД

Формат электронного УПД пополнился полями, без которых документ с маркированным товаром не примут:

• перечень кодов Data Matrix по каждой позиции товара;
• признак операции — ввоз, производство, импорт или розничная продажа;
• сведения о типе упаковки: потребительская, транспортная или групповая.

Система автоматически сверяет указанные коды маркировки в УПД с данными «Честного знака». Если коды не совпадают, операция блокируется, а это прямой риск остановки движения партии товара — пока расхождение не устранят, продать или передать товар дальше не получится.

Технический формат: элемент схемы для кода маркировки и привязка к GTIN

На техническом уровне код маркировки передаётся не произвольным текстом, а в строго определённом месте XML-файла. В действующей версии электронного формата УПД для этого предусмотрен отдельный элемент схемы в составе сведений о товарной позиции — именно туда оператор ЭДО помещает код средства идентификации, то есть код Data Matrix конкретной единицы товара. Привязка к позиции происходит через GTIN: эти цифры «зашиты» в самом коде и совпадают с GTIN товара, указанным в табличной части УПД, поэтому оператор ЭДО и товароучётная система могут автоматически проверить, что код относится именно к той номенклатуре, для которой его ввели.

Как внести коды маркировки в УПД: вручную и загрузкой из файла

Передать коды в документ ЭДО можно одним из двух способов — выбор зависит от объёма партии.

Ручной ввод

При формировании УПД в веб-кабинете оператора ЭДО бухгалтер или кладовщик построчно сканирует либо вписывает код Data Matrix каждой единицы товара рядом с соответствующей позицией табличной части. Способ подходит для небольших партий — обычно для нескольких десятков единиц, поскольку при ручном наборе кодов длиной в несколько десятков символов растёт риск опечатки.

Загрузка из файла

Для крупной партии коды выгружают из товароучётной системы или сканера (ТСД) в файл обмена, который поддерживает оператор ЭДО, и загружают этот файл прямо в карточку создаваемого УПД. Система сопоставляет количество загруженных кодов с количеством товара в каждой позиции по GTIN и сообщает о несовпадении ещё до подписания документа. Перед загрузкой стоит убедиться, что в файле нет задвоенных кодов и кодов, которые уже выведены из оборота предыдущей операцией, — такие строки оператор ЭДО, скорее всего, отклонит.

Какие операторы ЭДО поддерживают работу с кодами маркировки

Передавать УПД с кодами маркировки можно только через оператора электронного документооборота, подключённого к сети доверенных операторов ФНС. На рынке такую функциональность поддерживают основные операторы электронного документооборота: каждый реализует сверку кодов с «Честным знаком» и проверку формата по-своему, но итог одинаков — подписанный обеими сторонами УПД с кодами, синхронизированный с системой маркировки.

Если у поставщика и покупателя разные операторы, документ всё равно дойдёт до адресата: операторы обмениваются документами между собой через роуминг, а коды маркировки передаются в неизменном виде независимо от того, через какого именно оператора прошёл документ.

Кассы и модуль ТС-ПИоТ

Отдельное требование касается кассовой техники. Чтобы корректно продавать маркированный товар, касса должна быть оснащена модулем ТС-ПИоТ — он сканирует код Data Matrix непосредственно в момент расчёта и включает его в чек. Если код не считался или оказался повреждён, это фиксируется в данных, которые касса передаёт оператору фискальных данных, и становится основанием для проверки со стороны контролирующих органов.

Приёмка товара: сверка кодов маркировки при поступлении

Получение маркированного товара на склад — момент, где расхождение между документом и фактом обнаруживается чаще всего. При приёмке кладовщик сканирует код каждой упаковки, а товароучётная система или сам оператор ЭДО сравнивает отсканированные коды со списком, указанным в УПД поставщика.

• коды полностью совпадают с документом — приёмка подтверждается, и статус кодов в «Честном знаке» меняется на «в обороте» у нового владельца;
• часть кодов физически отсутствует в партии — несовпадение фиксируется актом, и поставщику направляется запрос на корректировку документа;
• в партии обнаружен код, который по данным ГИС МТ уже выведен из оборота — например, ранее по ошибке списан другой операцией: принимать такой товар нельзя, пока поставщик не разберётся с собственными остатками.

Статус кода «в обороте» принципиален для покупателя: пока код в системе маркировки числится за прежним собственником, новый владелец не имеет права продавать товар дальше — даже если он физически уже на складе и полностью оплачен.

Как перестроить учёт: серии, коды, РНПТ

Товароучётные системы — 1С, SAP, «МойСклад» и аналогичные — нужно настроить на отслеживание товара не только по номенклатуре, но и по сериям и кодам маркировки. Каждая операция — поступление, перемещение между складами, списание, возврат — должна фиксировать связь конкретного кода с конкретной единицей товара, а не просто суммарное количество.

Отдельное внимание нужно уделить регистрационному номеру партии товара (РНПТ) для прослеживаемых позиций. Если раньше РНПТ мог «теряться» между складскими и бухгалтерскими регистрами, то теперь расхождение почти гарантированно всплывёт при сверке с отчётностью в ФНС.

Коды маркировки в 1С: проверка перед проведением УПД

В типовых конфигурациях 1С документ поступления маркированного товара оформляется операцией «Поступление товаров, услуг, УПД» с указанием соответствующего вида учёта для прослеживаемых и маркированных позиций. Коды вносятся тремя способами: вручную построчно, сканером (в том числе 2D-сканером, который считывает Data Matrix целиком) или загрузкой файла обмена, полученного от оператора ЭДО.

Перед проведением документа 1С сверяет количество введённых кодов с количеством товара в табличной части. Если коды заполнены не для всех единиц или их число превышает заявленное — провести документ не получится: программа покажет сообщение об ошибке и укажет позицию, где возникло расхождение. На практике именно эта проверка в 1С чаще всего и ловит опечатки до того, как они попадут в отчётность перед ФНС.

Ошибка в коде маркировки: когда нужен УПД(и), а когда — УКД

Если расхождение с кодом маркировки всё же обнаружено, важно понять, какой документ его исправляет — исправленный УПД(и) или корректировочный УКД. Разница не формальная, а по сути самой сделки.

УПД(и) — исправленный

Подходит для технической ошибки, которая не меняет фактические условия поставки: например, при ручном вводе бухгалтер перепутал одну цифру в коде, хотя физически товар и его количество полностью соответствуют отгрузке. Продавец оформляет УПД(и) с правильным кодом, датирует его датой исправления и направляет покупателю — согласие покупателя на изменение суммы или количества здесь не требуется, потому что сама сделка не менялась.

УКД — корректировочный

Нужен, когда меняются реальные показатели сделки: часть товара возвращена, принята в меньшем количестве, чем отгружено, либо стороны согласовали изменение после отгрузки. Если при приёмке выяснилось, что кодов физически меньше, чем указано в УПД — то есть не хватает единиц товара, а не просто неверно набран один код, — правильным документом будет УКД, согласованный обеими сторонами.

Путаница между этими двумя документами — частая причина, по которой расхождения по кодам маркировки «зависают» в учёте: если вместо УКД по ошибке оформили УПД(и) на фактически другое количество товара, в отчётности перед ФНС появится несовпадение, которое не объясняется исправлением технической ошибки.

Новый порядок ввоза товаров из ЕАЭС

С 1 октября 2026 года изменился порядок ввоза маркированных и прослеживаемых товаров из стран ЕАЭС автомобильным транспортом. Вместо привычного уведомления о ввозе в налоговую теперь нужно оформлять документ о предстоящей поставке (ДОПП) — с указанием РНПТ ещё до фактического прибытия груза. Планируемый ввоз заранее отражается в учётной системе, что фактически сдвигает момент учёта «на бумаге» на более ранний этап цепочки поставки.

Для машин, которые регулярно везут такие партии из стран ЕАЭС, имеет смысл заранее наладить транспортный ЭДО — тогда данные о грузе, коды и сопроводительные документы попадают в учётную систему без разрывов, а не вносятся вручную задним числом.

Отчётность в ФНС и риски при расхождениях

Данные из регистров учёта формируют отчётность для налоговой автоматически — в частности, отчёт об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости (КНД 1169010). Все выбытия — продажа, брак, возврат, утилизация — должны отражаться в учёте с указанием РНПТ, иначе отчёт не сойдётся с фактическими регистрами.

Если ФНС видит расхождение между регистром и отчётом, она направляет требование о пояснениях. Неустранённые расхождения — это уже не формальность, а прямой риск штрафа. Поэтому связка «коды маркировки в УПД — учётная система — отчётность» должна работать без ручных правок «на глазок».

За нарушения, связанные с маркировкой — хранение, перевозку или продажу товара, подлежащего обязательной маркировке, но без кода или с кодом, который не подтверждён в «Честном знаке», — предусмотрена административная ответственность: штраф для должностных лиц и отдельно для организаций, в обоих случаях с конфискацией немаркированной продукции. Отдельно от штрафа за сам факт отсутствия кода наказывается и искажение отчётности: если расхождение между регистром прослеживаемости и поданным отчётом не устранено после требования налоговой, это становится поводом для более глубокой проверки, а не просто технической переписки с инспекцией.

Что сделать бизнесу уже сейчас

• проверить, входит ли ваша товарная группа в обновлённый перечень маркировки по распоряжению № 956-р;
• убедиться, что оператор ЭДО передаёт коды маркировки в УПД корректно и без задержек;
• обновить кассы до версии с модулем ТС-ПИоТ там, где его ещё нет;
• настроить товароучётную систему на фиксацию кодов и РНПТ по каждой операции;
• заранее подготовиться к оформлению ДОПП, если товар ввозится из ЕАЭС автомобильным транспортом;
• регулярно сверять регистры учёта с отчётами в ФНС, чтобы не получить требование о пояснениях;
• обновить версию электронного формата УПД в учётной системе и проверить, что заполняется элемент схемы для кода маркировки;
• проговорить с бухгалтерией разницу между УПД(и) и УКД, чтобы ошибки в кодах маркировки исправляли верным документом, а не наугад.

Частые вопросы

Когда ЭДО стал обязательным для маркированных товаров?

С 1 июля 2026 года. С этой даты бумажная накладная без передачи данных в систему маркировки не считается корректной первичкой — только электронный документооборот с кодами маркировки в УПД.

Какие товары добавили в маркировку в 2026 году?

По распоряжению Правительства от 27.04.2026 № 956-р в перечень вошли сладости, крупы, мёд, бритвы, смартфоны, электронные сигареты и другие группы. Для бритв срок обязательной маркировки перенесён на 1 февраля 2027 года.

Что будет, если коды маркировки в УПД не совпадут с данными «Честного знака»?

Операция автоматически блокируется системой до устранения расхождения — товар не получится продать или передать дальше по цепочке.

Зачем кассе модуль ТС-ПИоТ?

Он сканирует код Data Matrix в момент расчёта и включает его в чек. Если код не считался или повреждён, это фиксируется и становится основанием для проверки.

Что изменилось при ввозе маркированных товаров из ЕАЭС?

С 1 октября 2026 года вместо обычного уведомления о ввозе нужно оформлять документ о предстоящей поставке (ДОПП) с указанием РНПТ — ещё до прибытия груза.

Чем УПД(и) отличается от УКД при ошибке в коде маркировки?

УПД(и) исправляет техническую ошибку, которая не меняет фактические условия сделки — например, опечатку в самом коде. УКД оформляют, когда меняются реальные показатели поставки: не хватает части товара, оформлен возврат или стороны согласовали изменение после отгрузки.

Что делать, если при приёмке не хватает кодов маркировки, указанных в УПД поставщика?

Зафиксировать расхождение актом и запросить у поставщика корректировку документа — в большинстве случаев это УКД, а не исправленный УПД, поскольку меняется фактическое количество товара.

Почему 1С не даёт провести документ поступления с кодами маркировки?

Чаще всего — из-за несовпадения количества введённых кодов с количеством товара в табличной части: коды заполнены не для всех единиц или их число превышает заявленное. Программа укажет конкретную позицию с расхождением.

Через каких операторов ЭДО можно передавать коды маркировки?

Через любого оператора, подключённого к сети доверенных операторов ФНС. Если у сторон разные операторы, документ дойдёт через роуминг между ними.

Грозит ли штраф за расхождение фактических кодов и данных в УПД?

Да, за оборот немаркированного или неподтверждённого в «Честном знаке» товара предусмотрена административная ответственность — штраф с конфискацией продукции, отдельно от риска получить требование о пояснениях из налоговой при расхождении отчётности.

Итог

В 2026 году маркировка перестала быть отдельной задачей «для склада» — она встроена в документооборот, кассу и налоговую отчётность одновременно. Коды маркировки в УПД, модуль ТС-ПИоТ на кассе, РНПТ в регистрах и ДОПП при ввозе из ЕАЭС — звенья одной цепи: любой разрыв в ней виден автоматически и быстро превращается в требование из ФНС. Отдельно стоит не путать исправленный УПД(и) с корректировочным УКД: от выбора документа зависит, сойдётся ли отчётность с фактическими остатками.

Настроить ЭДО так, чтобы коды маркировки, УПД и кассовые данные были связаны без ручных правок, проще с опытным партнёром. Специалисты Saby (СБИС) в Москве помогают подключить электронный документооборот и кассы под актуальные требования маркировки — чтобы бухгалтер сверял отчётность, а не разбирался с расхождениями вручную.