Оформление ЭТрН для подконтрольных товаров: разъяснения ФНС 2026

Что такое ЭТрН и кто обязан её оформлять

ЭТрН — электронная транспортная накладная, документ на перевозку груза автомобильным транспортом в электронном виде. Она заменяет бумажную транспортную накладную, которую раньше подписывали от руки и возили в кабине вместе с грузом. Накладную формируют и подписывают через оператора электронных перевозочных документов, а хранится она в государственной информационной системе электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) — это единая точка, откуда документ проверяют ФНС, Ространснадзор и ГИБДД.

Оформлять ЭТрН обязаны грузоотправитель, перевозчик и грузополучатель при автомобильной перевозке груза по договору, а если в перевозке участвует экспедитор — ещё и он сам. С 1 сентября 2026 года электронный формат обязателен для всех, кто перевозит грузы автомобильным транспортом на территории России: перейти на бумажный документ в обычной перевозке уже нельзя, кроме случаев, которые закон прямо называет исключением.

На физических лиц, которые перевозят собственный груз без договора перевозки — переезд, личные вещи, разовая доставка не для бизнеса, — требование не распространяется. ЭТрН оформляют участники именно договорной перевозки, когда одна сторона платит другой за доставку груза.

Титулы ЭТрН: кто заполняет каждую часть документа

Формат ЭТрН состоит из нескольких титулов — частей документа, которые заполняют разные участники перевозки на разных её этапах. Сведения одного титула не отменяют другой: накладная собирается постепенно, по мере того как груз движется от отправителя к получателю.

Каждый титул подписывает КЭП того, кто его заполнил. Без подписи соответствующего участника накладная считается незавершённой, и груз формально не передан по документу.

Оформление ЭТрН для товаров из государственных систем учёта

ФНС разъяснила правила оформления ЭТрН для грузов, в составе которых есть товар, подлежащий учёту в государственной информационной системе. Разъяснения приведены в письме от 22 сентября 2026 года № ЕА-36-26/8426@ и адресованы грузоотправителям, перевозчикам и экспедиторам, которые уже работают с электронными перевозочными документами. Документ описывает, какие реквизиты нужно заполнить в накладной, если среди груза есть подконтрольная позиция.

С 1 сентября 2026 года в электронном виде оформляют не только транспортную накладную при автомобильной перевозке, но и заказ-заявку грузоотправителя, грузовую накладную при воздушной перевозке, железнодорожную накладную, поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку. Письмо ФНС не расширяет этот перечень — оно объясняет, как в уже обязательных электронных формах правильно отразить сведения о товаре под государственным контролем.

Какие товары подпадают под учёт в госсистемах

Основание для новых реквизитов — пункт 4 статьи 8 закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта». Эта норма обязывает грузоотправителя передать перевозчику дополнительные документы, если груз относится к отдельным категориям товаров.

• документы, предусмотренные санитарными и карантинными правилами;
• таможенные документы;
• сертификаты и удостоверения на товар;
• паспорта качества;
• иные документы, наличие которых установлено федеральными законами и другими нормативными актами.

Закон позволяет не прикладывать эти документы к накладной физически, а указать их регистрационные номера, если сведения о них уже содержатся в государственной информационной системе. Именно для такого случая ФНС и ввела отдельные реквизиты при оформлении ЭТрН.

УчГосСист и СвГосСист: новые реквизиты накладной

Для отражения сведений о подконтрольном товаре в формате ЭТрН предусмотрены два элемента. Первый — признак «УчГосСист»: грузоотправитель ставит значение «1», если в составе груза есть товар, подлежащий учёту в государственной системе. Второй — таблица «СвГосСист» с дополнительными сведениями об этом товаре.

Эти поля заполняет отправитель в титуле 1 накладной — в том же разделе, где указаны данные об участниках перевозки и характеристиках груза. Перевозчик и получатель вносят свои сведения в остальных титулах документа без изменений.

Кто заполняет сведения о подконтрольном грузе

Обязанность указывать реквизиты УчГосСист и СвГосСист лежит на грузоотправителе: именно он формирует титул 1 и отвечает за состав груза. Перевозчик проверяет накладную при приёме груза, а экспедитор, если он участвует в перевозке, использует те же данные при оформлении поручения экспедитору и экспедиторской расписки.

ФНС прямо указывает: рекомендации не вводят новую обязанность регистрировать товар в государственной системе. Если закон и раньше требовал передавать сведения о грузе в такую систему, эта обязанность не меняется. Меняется только форма исполнения — до письма формальных правил заполнения этих полей при оформлении ЭТрН не было, теперь они согласованы с заинтересованными органами и закреплены в документе.

Пошаговый порядок оформления ЭТрН

1. Грузоотправитель и перевозчик заключают договор перевозки и подключаются к оператору электронных перевозочных документов, если ещё не сделали это.
2. Грузоотправитель формирует титул 1: вносит данные о грузе, участниках, маршруте, а при подконтрольном товаре — реквизиты УчГосСист и СвГосСист.
3. Грузоотправитель подписывает титул 1 КЭП и направляет документ перевозчику через оператора.
4. Перевозчик при получении груза подписывает титул 2: указывает данные о транспортном средстве, водителе, дату и время приёма.
5. Если в пути меняются условия перевозки или груз передают другому перевозчику, оформляют титул 4 или титул 5.
6. При сдаче груза получателю перевозчик и получатель подписывают титул 3 — с этого момента перевозка считается завершённой.
7. Подписанный документ хранится в ГИС ЭПД и доступен всем участникам перевозки, а также контролирующим органам по запросу.

На практике эти шаги выполняет не сотрудник вручную, а программа: TMS-система или сервис оператора ЭДО собирает данные из заказа на перевозку, подставляет их в нужные титулы и отправляет на подпись. Диспетчеру и водителю остаётся подписать документ на экране компьютера или в мобильном приложении.

Сценарии оформления ЭТрН: экспедитор, несколько перевозчиков, возврат, порожний рейс

Перевозка с экспедитором. Если груз перевозят по договору транспортной экспедиции, экспедитор дополнительно оформляет поручение экспедитору и экспедиторскую расписку — оба документа с 1 сентября 2026 года также оформляют только в электронном виде. Сведения о грузе и участниках в этих документах должны совпадать с данными в ЭТрН, иначе при проверке возникнут вопросы к перевозчику или экспедитору.

Несколько перевозчиков. Когда груз в пути передают от одного перевозчика другому — например, при смене транспорта на длинном маршруте, — оформляют титул 5: прежний перевозчик фиксирует сдачу груза, новый — приём. Один и тот же номер ЭТрН сопровождает груз на всех этапах, отдельную накладную на каждого перевозчика не создают.

Возврат груза. Если получатель не принимает груз полностью или частично и товар нужно вернуть отправителю, на обратную перевозку оформляют отдельную ЭТрН: в ней отправителем выступает бывший получатель, а получателем — первоначальный отправитель. Причину возврата и расхождения фиксируют в титуле при сдаче груза.

Порожний рейс. Транспортная накладная — документ на груз, который перевозят по договору. Если автомобиль едет без груза, например возвращается после разгрузки или подаётся под следующую загрузку, ЭТрН на этот пробег не нужна: такой рейс учитывают другими документами, в том числе путевым листом.

Когда допустима бумажная транспортная накладная

Закон № 259-ФЗ сохраняет отдельные случаи, когда стороны перевозки вправе оформить документ на бумаге, а не в электронном виде:

• у перевозчика или грузоотправителя нет технической возможности передать документ в ГИС ЭПД — например, нет связи в пункте погрузки или выгрузки;
• оператор электронных перевозочных документов временно недоступен из-за технического сбоя;
• обстоятельства перевозки делают оформление электронного документа невозможным в момент передачи груза.

В этих случаях стороны составляют бумажный документ, а при первой возможности переносят сведения в электронную систему, если это требует договор или внутренние правила компании. Оформлять бумажную накладную просто потому, что электронный документооборот с конкретным контрагентом пока не настроен, после 1 сентября 2026 года уже нельзя — такая причина не входит в перечень исключений.

Ответственность за отсутствие или ошибки в ЭТрН

Транспортная накладная подтверждает факт перевозки и её условия. Отсутствие документа или его оформление с нарушением установленного формата создаёт риски для всех участников:

• при дорожной проверке сотрудники Ространснадзора и ГИБДД запрашивают накладную по номеру в ГИС ЭПД или QR-коду; отсутствие документа или несовпадение сведений о грузе — основание для составления протокола по нормам КоАП РФ о нарушении правил перевозки грузов;
• при налоговой проверке расходы на перевозку, не подтверждённые корректно оформленным документом, инспекция может не признать в целях учёта;
• в споре с контрагентом о сроках доставки, состоянии груза или оплате подписанные титулы ЭТрН служат доказательством — без них сторона остаётся без подтверждения своей позиции.

Ошибка в реквизитах УчГосСист и СвГосСист сама по себе не образует отдельного состава нарушения, но расхождение данных накладной с государственной системой учёта товара становится поводом для дополнительных вопросов при проверке груза на маршруте — об этом же говорит и чек-лист ниже.

Какая электронная подпись нужна для оформления ЭТрН

Каждый титул ЭТрН подписывает квалифицированная электронная подпись (КЭП) того, кто его заполнил. Для организации и ИП такую подпись выпускает удостоверяющий центр ФНС России или его доверенные лица — обычная подпись коммерческого удостоверяющего центра, выданная до перехода на формат ФНС, для накладной не подходит.

Если титул подписывает сотрудник, а не руководитель лично, ему нужна личная КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность (МЧД), подтверждающая право подписывать документы от имени компании. Это касается и диспетчера, который формирует титул 1 за грузоотправителя, и водителя, который подписывает приём и сдачу груза в титулах 2 и 3, если оператор ЭДО настроен на подпись каждым участником лично.

Перевыпуск подписи при смене руководителя или истечении срока сертификата стоит планировать заранее: без действующей КЭП оформить ни один титул ЭТрН не получится, а перевозка без подписанного документа становится перевозкой без накладной.

Как выбрать оператора для работы с ГИС ЭПД

Формировать и подписывать ЭТрН напрямую в ГИС ЭПД без посредника неудобно при регулярных перевозках — для этого на рынке работают операторы электронного документооборота: Saby (СБИС), «Такском», «Контур», «Астрал», 1С-ЭДО и другие. Все они подключены к ГИС ЭПД и обеспечивают передачу накладных в систему, но отличаются по удобству работы с конкретными сценариями перевозки.

При выборе оператора для логистической компании стоит проверить:

• поддержку всех титулов ЭТрН и реквизитов УчГосСист и СвГосСист без доплаты за обновление формата;
• интеграцию с учётной системой компании — 1С, собственной TMS или складской программой, чтобы данные о грузе не вносить вручную второй раз;
• мобильное приложение для водителя, чтобы подписать документ на телефоне в пункте погрузки или выгрузки;
• поддержку МЧД для подписи документов сотрудниками, а не только руководителем организации;
• тарифы на объём документов и условия подключения — актуальные цены стоит смотреть на странице тарифов конкретного оператора, поскольку условия меняются.

Компаниям, которые уже используют сервисы Saby (СБИС) для отчётности и ЭДО с контрагентами, удобнее подключить для перевозочных документов того же оператора — Saby TMS формирует ЭТрН, поручение экспедитору и экспедиторскую расписку в едином интерфейсе, без переключения между разными личными кабинетами.

Что проверить при оформлении ЭТрН: чек-лист

1. Уточнить, сопровождается ли груз документами из пункта 4 статьи 8 закона № 259-ФЗ — санитарными, карантинными, таможенными документами, сертификатами, удостоверениями или паспортами качества.
2. Если такие документы есть — поставить отметку «УчГосСист» = «1» в титуле 1 накладной.
3. Заполнить таблицу «СвГосСист»: указать название государственной системы, идентификационный номер единицы учёта и, если нужно, единицу учёта и дополнительную информацию о товаре.
4. Сверить данные в накладной с теми, что уже переданы в соответствующую государственную систему.
5. Передать накладную перевозчику и экспедитору в электронном виде — через оператора электронных перевозочных документов, без бумажного дубликата.

Несовпадение сведений в накладной и в государственной системе на практике становится предметом вопросов при проверке груза на маршруте, поэтому заполнять новые реквизиты стоит внимательно, а не формально.

Чек-лист подготовки компании к переходу на ЭТрН

1. Проверить, подключена ли компания к оператору электронных перевозочных документов, и если нет — заключить договор.
2. Оформить или продлить КЭП на организацию, а для сотрудников, которые подписывают документы, — машиночитаемые доверенности.
3. Настроить передачу данных о грузе и маршруте из учётной системы в сервис оператора, чтобы не вносить сведения вручную при каждой перевозке.
4. Установить мобильное приложение для подписания документов водителям, которые принимают и сдают груз в пути.
5. Провести тестовую перевозку с ключевыми контрагентами — отправителями, перевозчиками, экспедиторами — прежде чем перевести весь документооборот на электронный формат.
6. Обновить внутренние инструкции для диспетчеров и бухгалтерии с учётом новых реквизитов, включая УчГосСист и СвГосСист для подконтрольных товаров.

Частые вопросы об оформлении ЭТрН

Что за реквизиты УчГосСист и СвГосСист в ЭТрН?

УчГосСист — отметка в титуле 1 накладной о том, что в составе груза есть товар, подлежащий учёту в государственной информационной системе. СвГосСист — таблица с дополнительными сведениями об этом товаре: название системы, идентификационный номер единицы учёта и другие данные.

Какие товары требуют отметки УчГосСист?

Товары, для перевозки которых отправитель по закону № 259-ФЗ обязан передать перевозчику сопроводительные документы: по санитарным и карантинным правилам, таможенные документы, сертификаты, удостоверения или паспорта качества.

Вводит ли письмо ФНС новую обязанность для бизнеса?

Нет. Письмо ФНС от 22.09.2026 № ЕА-36-26/8426@ не создаёт новых требований регистрировать товар в государственной системе — оно разъясняет, как уже существующую обязанность правильно отразить при оформлении ЭТрН и других электронных перевозочных документов.

Кто заполняет сведения о подконтрольном товаре в накладной?

Грузоотправитель — он формирует титул 1 ЭТрН, в котором указаны реквизиты УчГосСист и СвГосСист. Перевозчик и экспедитор работают с этими данными при приёме груза и оформлении собственных документов.

Какие документы с 1 сентября 2026 года оформляют только в электронном виде?

Транспортную накладную при автомобильной перевозке, заказ-заявку грузоотправителя, грузовую накладную при воздушной перевозке, железнодорожную накладную, поручение экспедитору, экспедиторскую расписку и складскую расписку.

Нужно ли оформлять ЭТрН индивидуальным предпринимателям и самозанятым?

ИП, который перевозит груз по договору перевозки за плату, оформляет ЭТрН на тех же основаниях, что и организация. Требование не зависит от применяемого налогового режима, а зависит от того, заключён ли договор перевозки за плату и кто выступает перевозчиком.

Что будет, если оформить перевозку без ЭТрН или с ошибками в документе?

Отсутствие корректно оформленного перевозочного документа создаёт риски при дорожной проверке и при подтверждении расходов в налоговом учёте — подробнее в разделе об ответственности выше.

Можно ли сейчас оформлять бумажную транспортную накладную вместо ЭТрН?

Нет, за исключением случаев технической невозможности оформить электронный документ — они перечислены в разделе про исключения выше. В остальных ситуациях с 1 сентября 2026 года электронный формат обязателен.

Нужна ли отдельная электронная подпись водителю, который принимает и сдаёт груз?

Зависит от настройки оператора ЭДО: если документ подписывает диспетчер или руководитель за всю компанию, отдельная подпись водителю не нужна. Если оператор требует подпись именно того, кто физически принял или сдал груз, водителю нужна личная КЭП и машиночитаемая доверенность.

Итог: как не ошибиться при оформлении ЭТрН

Письмо ФНС не меняет правила перевозки подконтрольных товаров — оно закрывает пробел в формате ЭТрН, который действовал с 1 сентября 2026 года без чётких правил заполнения для таких грузов. Грузоотправителю нужно проверить, не попадает ли его товар в категории из пункта 4 статьи 8 закона № 259-ФЗ, и при необходимости заполнить реквизиты УчГосСист и СвГосСист в титуле 1.

Форматы электронных перевозочных документов обновляют регулярно, и ошибка в новом реквизите заметна обычно только при сверке с данными государственной системы или при проверке груза в дороге. Чтобы не выяснять актуальные правила заполнения вручную при каждом обновлении формата, логисты и бухгалтеры подключают сервис Saby TMS — он формирует электронную транспортную накладную и другие перевозочные документы по действующим требованиям и передаёт их всем участникам перевозки.