Проверка иностранных работников в 2026 году: СФР передаёт данные в МВД

Проверка иностранных работников: что изменилось с 25 октября 2026 года

С 25 октября 2026 года в России заработал новый механизм контроля за трудоустройством мигрантов, и фактически это меняет то, как выглядит проверка иностранных работников для любого работодателя. Социальный фонд России (СФР) начал передавать в МВД сведения о трудовой деятельности иностранных граждан — данные берутся из отчётности, которую сами компании ежемесячно подают в фонд по каждому застрахованному сотруднику. Для бизнеса это значит одно: скрыть неоформленного или «серого» иностранного работника станет заметно труднее, а любые неточности в кадровых документах быстрее попадут в поле зрения миграционных и налоговых органов.

Изменение касается не только крупных компаний с большим иностранным штатом, но и малого бизнеса, ИП и даже работодателей — физических лиц: правило работает везде, где трудится хотя бы один сотрудник без российского гражданства.

Как СФР и ФНС передают данные об иностранных сотрудниках в МВД

Возможность такого обмена данными появилась благодаря Федеральному закону № 241-ФЗ, которым летом 2026 года внесли поправки в закон «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Документ разрешил ведомствам обмениваться сведениями о трудоустройстве и доходах мигрантов через систему межведомственного электронного взаимодействия.

Механизм запускался в два этапа:

• с 1 октября 2026 года ФНС по запросу МВД передаёт сведения о доходах иностранных граждан — их берут из расчётов по страховым взносам, которые работодатели сдают за 3, 6, 9 и 12 месяцев;
• с 25 октября 2026 года к обмену подключился СФР — фонд направляет в МВД данные о трудовой деятельности иностранцев из системы индивидуального (персонифицированного) учёта, то есть из тех же сведений, что компания ежемесячно подаёт по каждому сотруднику.

Официальная цель обоих механизмов — усилить миграционный и налоговый контроль и выявлять случаи, когда иностранные граждане (а вместе с ними и их работодатели) уклоняются от уплаты налогов и обязательных платежей.

Кого касается проверка иностранных работников по новым правилам

Обновлённый порядок распространяется на всех работодателей, у которых трудятся иностранные граждане — по патенту, на основании РВП, ВНЖ или визы. Неважно, идёт речь об официальном найме в штат, о работе через подрядчика или о сотрудничестве с самозанятым иностранцем: если данные о выплатах и трудовой деятельности попадают в отчётность перед СФР и ФНС, они теперь автоматически доступны и миграционным органам.

Практический риск для бизнеса в том, что раньше расхождения между официальной зарплатой, реальным графиком работы и условиями патента выявлялись в основном при проверках. Теперь данные сопоставляются фактически в фоновом режиме, а значит нарушения — от неоформленного трудоустройства до превышения разрешённого иностранцу вида деятельности — обнаружат быстрее.

Обязанности и штрафы работодателя: что уже действует

Параллельно с запуском обмена данными напоминание о своих обязанностях получили и сами работодатели. По закону № 115-ФЗ компания обязана уведомить территориальный орган МВД о заключении и о прекращении трудового договора с иностранным гражданином не позднее трёх рабочих дней с даты соответствующего события.

С 1 сентября 2026 года действуют новые формы таких уведомлений, утверждённые приказом МВД № 290: в форме о заключении договора теперь дополнительно нужно указывать срок его действия. Ошибка в форме или её несвоевременная подача рассматриваются как неисполнение обязанности и влекут штраф.

Кто считается иностранным работником и какие документы дают право работать

Для целей проверки иностранным работником считается любой человек без гражданства РФ, с которым компания или ИП заключает трудовой либо гражданско-правовой договор — независимо от того, работает он в штате, удалённо или по разовому заказу. Правовое основание для работы в России зависит от статуса иностранца:

• гражданам визовых стран нужно разрешение на работу, которое выдаётся под конкретного работодателя и профессию;
• гражданам безвизовых стран (кроме ЕАЭС) — патент, также привязанный к региону и виду деятельности;
• обладателям РВП и ВНЖ разрешение на работу или патент не требуется, но при приёме всё равно нужно убедиться, что документ действителен и не истёк;
• граждане стран ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия) работают без разрешения на работу и патента на основании международного договора, но компания всё равно обязана уведомить МВД о заключении и прекращении договора в общем порядке.

Форма сотрудничества — трудовой договор или договор ГПХ — на обязанность проверки и уведомления МВД не влияет: правила 115-ФЗ распространяются на оба варианта.

Нормативная база проверки иностранных работников

Основной документ, который регулирует труд иностранных граждан в России, — Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации». Он описывает порядок выдачи патентов и разрешений на работу (статьи 13 и 13.3), а также обязанности работодателя при найме иностранца, включая уведомление территориального органа МВД о заключении и прекращении договора (статья 18).

Ответственность за нарушение этих правил предусмотрена статьёй 18.15 КоАП РФ «Незаконное привлечение к трудовой деятельности в Российской Федерации иностранного гражданина или лица без гражданства» — именно по ней работодателя штрафуют за неуведомление МВД или за фактический допуск иностранца к работе без необходимых документов. Формы уведомлений и порядок их подачи устанавливает МВД отдельными приказами — сейчас действует приказ МВД № 290, о котором рассказано выше.

Отдельный блок правил касается реестра контролируемых лиц — он описан в следующем разделе.

Реестр контролируемых лиц (РКЛ): что это и как проверить

Реестр контролируемых лиц — это база МВД, в которую попадают иностранные граждане, находящиеся в России без законных оснований: например, при просроченной визе, патенте, виде на жительство или нарушении срока временного пребывания. Пока статус не урегулирован или человек не выехал из страны, он считается «контролируемым лицом» и подпадает под ряд ограничений — в частности, не может регистрировать транспорт и управлять им, оформлять брак, учреждать организации и ИП, совершать сделки с недвижимостью.

Для работодателя нахождение кандидата или действующего сотрудника в реестре означает, что его присутствие в России признано незаконным, а значит продолжение трудовых отношений с ним образует тот же риск, что и допуск к работе без патента или разрешения, — ответственность по статье 18.15 КоАП РФ.

Проверить, не включён ли человек в реестр, можно через соответствующий онлайн-сервис на сайте МВД — по фамилии, имени, дате рождения и реквизитам документа, удостоверяющего личность. Эту проверку стоит делать не только при приёме на работу, но и периодически в отношении уже оформленных иностранных сотрудников: основания для включения в реестр могут появиться позже, например из-за просрочки продления патента.

Как проверить патент или разрешение на работу

Патент и разрешение на работу действительны только при одновременном соблюдении нескольких условий: документ выдан именно для того региона, где иностранец фактически трудится, а указанная в нём профессия соответствует реальной должности. Работа по патенту за пределами региона выдачи или не по указанной специальности юридически приравнивается к работе без патента.

Патент не продлевается в привычном смысле — он действует до тех пор, пока иностранец вовремя вносит авансовый платёж по НДФЛ. Размер авансового платежа ежегодно устанавливает каждый субъект РФ своим региональным законом с учётом федерального коэффициента-дефлятора, поэтому сумма отличается от региона к региону — актуальный размер нужно уточнять на сайте регионального правительства или ФНС. Если платёж пропущен, патент автоматически аннулируется задним числом.

Дополнительная обязанность, о которой часто забывают: в течение двух месяцев со дня выдачи патента иностранный гражданин должен представить в территориальный орган МВД копию трудового или гражданско-правового договора. Работодателю стоит проконтролировать, что сотрудник выполнил это требование, — иначе патент могут аннулировать.

Проверить действительность патента или разрешения на работу можно через специальный сервис на сайте МВД, указав серию и номер документа, — сервис покажет текущий статус: действует, аннулирован или срок истёк.

Какие документы проверять при приёме иностранного работника

Помимо патента или разрешения на работу, при оформлении иностранного сотрудника нужно проверить ещё несколько документов — от этого зависит, законно ли он находится в России и может ли легально работать.

Копии всех документов и даты их проверки стоит сохранять в личном деле сотрудника — это пригодится, если потребуется подтвердить добросовестность компании при проверке контролирующими органами.

Где проверить статус иностранного работника онлайн

Для большинства проверок достаточно официальных сервисов, которые ведёт МВД:

• проверка действительности патента или разрешения на работу — по серии и номеру документа;
• проверка нахождения в реестре контролируемых лиц — по фамилии, имени и дате рождения;
• проверка срока временного пребывания и постановки на миграционный учёт.

Часть этих проверок также доступна через личный кабинет работодателя на Госуслугах. При работе с большим количеством иностранных сотрудников удобнее не проверять каждого вручную, а вести единый кадровый учёт со сроками действия документов и напоминаниями о приближающихся датах — так ни одна проверка не потеряется в общем потоке кадровых задач.

Пошаговая инструкция: как проверить иностранного работника при приёме

1. Запросить у кандидата оригиналы документов: паспорт, миграционную карту (если нужна), патент или разрешение на работу, РВП или ВНЖ при наличии, договор ДМС.
2. Проверить срок действия и соответствие региона и профессии в патенте или разрешении на работу фактической работе.
3. Проверить документ через онлайн-сервис МВД на действительность.
4. Проверить, не находится ли кандидат в реестре контролируемых лиц.
5. Убедиться, что есть действующий договор ДМС или договор на оказание платных медицинских услуг на весь период работы.
6. Заключить трудовой или гражданско-правовой договор.
7. Не позднее трёх рабочих дней подать уведомление о заключении договора в территориальный орган МВД по актуальной форме.
8. Сохранить копии всех проверенных документов и зафиксировать дату проверки — это подтвердит добросовестность компании при последующих проверках.

Как часто нужно повторно проверять иностранных сотрудников

Проверка документов не заканчивается в момент приёма на работу. У патента, РВП, визы и миграционной регистрации разные сроки действия, и все они конечны: патент обычно выдают на срок до года, РВП — на три года, виза — в зависимости от типа и цели поездки. Если срок действия документа истекает, а сотрудник продолжает работать, компания рискует попасть под те же штрафы, что и при найме без документов.

На практике удобно проверять актуальность документов иностранных сотрудников не реже одного раза в квартал, а также отдельно — каждый раз, когда приближается дата истечения патента, РВП, визы или регистрации по месту пребывания. Отдельно стоит периодически, например раз в месяц, проверять действующих иностранных сотрудников по реестру контролируемых лиц: основания для включения в него могут появиться уже после приёма на работу, в том числе по причинам, не связанным напрямую с работодателем.

Что делать, если сотрудник попал в реестр контролируемых лиц

1. Повторно проверить информацию через официальный сервис МВД — убедиться, что это не техническая ошибка.
2. Уточнить у сотрудника причину и возможность легализовать статус — например, продлить патент или устранить нарушение миграционного учёта.
3. Если легализовать статус не удаётся, трудовой или гражданско-правовой договор с таким сотрудником нужно прекратить: продолжение работы с человеком, пребывание которого признано незаконным, подпадает под ответственность по статье 18.15 КоАП РФ.
4. Уведомить территориальный орган МВД о прекращении договора не позднее трёх рабочих дней по актуальной форме.
5. Зафиксировать все действия и даты документально — это снижает риск претензий при последующей проверке.

Что делать бизнесу: как подготовиться к усиленному контролю

Чтобы новый обмен данными между СФР, ФНС и МВД не обернулся штрафами, стоит пройтись по кадровым процессам заранее.

1. Сверить, по всем ли иностранным сотрудникам вовремя поданы уведомления о приёме и увольнении — и в актуальной форме, действующей с 1 сентября 2026 года.
2. Проверить сроки действия патентов, РВП, ВНЖ и разрешений на работу у каждого иностранного сотрудника, чтобы данные в учёте совпадали с фактическим статусом.
3. Сопоставить данные, которые компания подаёт в СФР и ФНС, с реальным штатным расписанием, окладами и графиком работы — расхождения теперь видны ведомствам практически сразу.
4. Отдельно проконтролировать срок действия трудового договора в новой форме уведомления — это обязательный реквизит, которого раньше не было.
5. Наладить кадровый электронный документооборот так, чтобы трёхдневный срок на уведомление МВД не пропускался из-за человеческого фактора, отпусков бухгалтера или кадровика.

Частые вопросы про проверку иностранных работников

Кто обязан уведомлять МВД о приёме иностранца на работу?

Любой работодатель — организация, ИП или физическое лицо, — который заключает трудовой или гражданско-правовой договор с иностранным гражданином. Уведомить территориальный орган МВД нужно не позднее трёх рабочих дней с даты заключения или прекращения договора.

Что будет, если не уведомить МВД в срок?

Для юридических лиц штраф составляет от 400 000 до 800 000 рублей, а в Москве, Санкт-Петербурге и Севастополе — от 500 000 до 1 000 000 рублей. Штраф применяется за каждый случай неуведомления.

Как теперь МВД узнаёт о зарплате иностранного сотрудника?

С 1 октября 2026 года ФНС по запросу передаёт в МВД данные о доходах иностранцев из расчётов по страховым взносам работодателей, а с 25 октября 2026 года аналогичные сведения о трудовой деятельности направляет СФР на основании персонифицированного учёта.

Распространяется ли новый порядок на сотрудников с патентом или РВП?

Да, обмен данными касается иностранных граждан независимо от основания нахождения в России — патента, РВП, ВНЖ или визы, если сведения об их трудовой деятельности и доходах попадают в отчётность перед СФР и ФНС.

Как выглядит проверка иностранных работников при приёме на работу сейчас?

Помимо стандартной проверки документов — патента, разрешения на работу, миграционной карты — работодателю теперь важно сразу правильно оформить уведомление МВД по актуальной форме и аккуратно вести кадровый учёт, поскольку данные быстро попадают в межведомственный обмен.

Что такое реестр контролируемых лиц и как его проверить?

Это база МВД с иностранными гражданами, чьё пребывание в России признано незаконным, — например, из-за просроченного патента, визы или нарушения миграционного учёта. Проверить, не включён ли человек в реестр, можно через официальный сервис на сайте МВД по фамилии, имени и дате рождения.

Как проверить патент иностранного работника на действительность?

Через специальный сервис на сайте МВД, указав серию и номер патента. Также важно вручную сверить, что регион и профессия в патенте совпадают с фактическим местом и видом работы, а авансовые платежи по НДФЛ внесены без просрочек.

Как часто нужно повторно проверять документы иностранных сотрудников?

Рекомендуется проверять актуальность патента, РВП, визы и миграционной регистрации не реже раза в квартал, а также заранее — перед датой истечения каждого документа. Проверку по реестру контролируемых лиц для действующих сотрудников желательно повторять ежемесячно.

Что будет, если принять на работу иностранца, который находится в реестре контролируемых лиц?

Пребывание такого человека в России признано незаконным, поэтому продолжение трудовых отношений с ним приравнивается к незаконному привлечению иностранца к труду — работодателю грозит ответственность по статье 18.15 КоАП РФ, как и при работе без патента или разрешения.

Итог: проверка иностранных работников становится частью повседневного контроля

Запуск обмена данными между СФР, ФНС и МВД — это не разовая проверка, а постоянно работающий механизм. Компаниям, у которых есть иностранные сотрудники, стоит воспринимать его не как разовую угрозу, а как повод системно привести в порядок кадровые документы, сроки уведомлений и сведения, которые подаются в фонды.

Чтобы не отслеживать трёхдневные сроки уведомлений и сроки действия патентов вручную, многим компаниям удобнее перевести кадровые процессы в единую систему. Saby (СБИС) помогает работодателям вести кадровый электронный документооборот, напоминает о сроках и датах по сотрудникам и поддерживает проверку персонала перед приёмом на работу — это особенно удобно, если в штате есть иностранные работники с патентами или разрешениями на работу. Подробнее об условиях подключения Saby (СБИС) можно узнать на странице тарифов у партнёра — компании Saby Center.