Штрафы за отсутствие ЭТрН с 1 сентября 2026 года: что грозит бизнесу

С 1 сентября 2026 года грузоперевозку сторонним транспортом нужно сопровождать электронной транспортной накладной — бумажный вариант в большинстве случаев не подходит для подтверждения расходов. Два месяца спустя бухгалтеры и логисты до сих пор спорят, какие штрафы за отсутствие ЭТрН предусмотрены на практике и грозит ли компании реальное наказание уже сейчас. Разбираемся, какие статьи КоАП и Налогового кодекса применяют инспекторы, что пообещал бизнесу Минтранс до 1 марта 2027 года и как подтвердить перевозку, если контрагент пока работает по старинке.

Что такое электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — это транспортная накладная не на бумаге, а в электронном виде: по формату, который утвердил приказ ФНС от 14.05.2024 № ЕД-7-26/383@, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью и переданная в государственную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Задача у документа та же, что у бумажной транспортной накладной: подтвердить договор перевозки, зафиксировать груз, маршрут, стороны и условия доставки. Меняется способ проверки — инспектор сканирует QR-код и видит данные в ГИС ЭПД, а не читает бумагу вручную и не сверяет её с путевым листом визуально.

ЭТрН нужна, когда груз везёт сторонний перевозчик или экспедитор по договору перевозки. Без неё труднее подтвердить расходы на перевозку перед налоговой и доказать свою позицию в споре с перевозчиком — об этих рисках дальше в статье.

Что изменилось в перевозках с 1 сентября 2026 года

Обязательность электронных перевозочных документов закрепил Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внёс поправки в Устав автомобильного транспорта. С этой даты, если груз везёт сторонний перевозчик, транспортную накладную нужно оформлять только в электронном виде и передавать её в государственную систему электронных перевозочных документов — ГИС ЭПД.

Формы и формы документов утвердил приказ ФНС от 14.05.2024 № ЕД-7-26/383@. Бумажный вариант накладной сохраняется только для случаев, которые отдельно перечислил Минтранс. Полностью из-под обязанности выведены компании, которые везут собственный груз собственным транспортом, — им накладная вообще не требуется.

Кто обязан оформлять ЭТрН, а кого это не касается

Обязанность работает не по размеру компании, а по типу перевозки. Оформлять ЭТрН должны:

• перевозчики и экспедиторы, которые везут груз по договору перевозки для другого лица — грузоотправителя или грузополучателя;
• юридические лица и ИП независимо от системы налогообложения — закон не делает исключения для малого бизнеса;
• стороны договора перевозки при перевозках по России, на которые распространяется Устав автомобильного транспорта.

Не оформляют ЭТрН компании, которые везут собственный груз собственным транспортом — без договора перевозки с третьим лицом. Бумажная накладная также сохраняется для случаев, которые отдельно перечислил Минтранс.

Если компания одновременно возит свои товары собственным транспортом и заказывает перевозку у сторонних экспедиторов, обязанность оформлять ЭТрН возникает только во втором случае — когда груз передают по договору перевозки.

Какие документы перевели в электронный вид

С 1 сентября 2026 года в электронной форме оформляют не только саму накладную, но и смежные документы перевозки:

• транспортную накладную;
• заказ-заявку на перевозку;
• экспедиторские документы;
• железнодорожную накладную;
• грузовую авианакладную;
• электронную дорожную ведомость;
• квитанцию о приёме груза.

Каждый документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью. Передать его можно через оператора ЭДО или напрямую в ГИС ЭПД — данные о грузе и маршруте попадают в систему, и инспектор на дороге проверяет их по QR-коду.

Штрафы за отсутствие ЭТрН: что говорит закон

Отдельного штрафа именно за бумажную накладную вместо электронной в КоАП и Налоговом кодексе не прописано. На практике контролёры опираются на смежные составы, которые формально не заточены под форму документа, но затрагивают ту же сферу.

Статья 12.21 КоАП карает за нарушение правил перевозки грузов — максимум предупреждение или штраф 500 рублей. Применимость этой нормы именно к отсутствию ЭТрН — вопрос трактовки, и в спорной ситуации стоит уточнять позицию у юриста.

Статья 11.14.3 КоАП касается экспедиторской деятельности: гражданам грозит 3 000–5 000 рублей, юридическим лицам и ИП — 100 000–300 000 рублей, а при повторном нарушении сумма доходит до 500 000–1 000 000 рублей. Эта норма изначально писалась под требования к экспедиторам, а не под форму накладной, поэтому её применение к конкретному случаю тоже требует проверки.

Переходный период до 1 марта 2027 года: замечание вместо штрафа

По поручению президента МВД и Ространснадзор до 1 марта 2027 года ограничиваются устным замечанием, если при дорожном контроле вместо электронного документа предъявлена бумажная накладная. Из этого вытекают три важные оговорки.

• Обязанность оформлять ЭТрН действует с 1 сентября 2026 года, и послабление её не отменяет — оно смягчает только последствия на дороге.
• Замечание касается исключительно ситуации «бумага вместо электроники» на дорожном контроле. Полное отсутствие документов на груз — это уже другой состав.
• Налоговые риски переходный период никак не отменяет: ГИБДД может ограничиться замечанием, а инспекция по-прежнему задаёт вопросы к расходам.

Замечание на дороге не всегда ограничивается устным предупреждением без последствий по времени. Если инспектор не может сверить груз с документом — например, бумажная накладная не совпадает с данными в путевом листе, — транспорт могут задержать на время проверки. Для перевозчика это недополученная выручка за простой, для получателя — сдвиг срока поставки, который может быть прописан в договоре с санкциями.

Три периода: что менялось и что осталось неизменным

Правила по ЭТрН легче держать в голове, если разделить их на три этапа — до 1 сентября 2026 года, переходный период и время после 1 марта 2027 года.

Налоговые риски: снятые расходы и вычеты по НДС

Транспортная накладная подтверждает расходы на перевозку. Если обязательную электронную форму не использовали, инспекция может усомниться в документе и снять расходы по налогу на прибыль вместе с вычетами по НДС — а за ними следуют доначисление, пени и штраф.

При этом действует и другая официальная позиция: статья 252 НК допускает документы, которые подтверждают расходы косвенно. ФНС в своих письмах разъясняла, что отсутствие накладной само по себе не лишает права учесть расходы, если реальность перевозки подтверждают договор, акты, счета-фактуры и платёжные поручения.

Пункт 20 постановления Пленума Верховного суда от 26.06.2018 № 26 добавляет: отсутствие, ошибки или утрата транспортной накладной сами по себе не делают договор перевозки незаключённым. Факт перевозки можно доказать иначе — путевым листом или данными геолокации. Позиции Минфина, ФНС и судов по этому вопросу расходятся, и чем больше перевозок компания ведёт на бумаге, тем выше шанс получить вопросы от инспекции и углублённую проверку.

Пример расчёта: сколько может стоить работа без ЭТрН

Условный пример. Компания заказала перевозку партии товара на 600 000 рублей и может подтвердить её только счётом и актом — без путевого листа и данных геолокации. Если при проверке инспекция усомнится в реальности перевозки и снимет расходы полностью, налог на прибыль по ставке 20% вырастет на 120 000 рублей, а вычет по НДС в размере 100 000 рублей компания не сможет применить. С учётом пеней доначисление легко превышает 220 000 рублей — заметная сумма для одной партии груза, хотя формально до верхней границы штрафа по статье 11.14.3 КоАП для юридических лиц (300 000 рублей) она не доходит.

Другой пример — простой на дороге. Если груз задержали на сутки для проверки документов, а суточная ставка аренды транспорта — 15 000 рублей, эту сумму перевозчик предъявит заказчику как простой по вине грузоотправителя, который не подготовил документы. Добавить к этому убытки от сдвига сроков поставки, если такая санкция прописана в договоре, — и цена бумажной накладной оказывается выше, чем стоимость подключения к электронному документообороту.

Споры с перевозчиком без электронной накладной

Если документ не попал в ГИС ЭПД, компании сложнее доказать свою позицию в трёх типичных конфликтах: порча груза, простой транспорта и неисполнение условий договора. По Уставу автомобильного транспорта простой, возникший по вине заказчика, который не оформил документы, оплачивается перевозчику.

В таких спорах суды принимают и другие доказательства — путевые листы, данные геолокации, акты оказанных услуг, переписку сторон. Собирать эти документы стоит в любом случае: они пригодятся и в конфликте с контрагентом, и при разговоре с налоговой.

Алкогольная продукция: отдельные правила с 1 марта 2027 года

Для маркируемого алкоголя действуют более жёсткие сроки. После 1 марта 2027 года перевозка такой продукции без электронного перевозочного документа может квалифицироваться как оборот алкоголя без документов, подтверждающих его легальность — по статьям 14.16 и 14.17.4 КоАП. Для юридических лиц штрафы достигают сотен тысяч рублей, и дополнительно применяется конфискация продукции.

Компаниям, которые перевозят алкоголь, логичнее перейти на электронные документы заранее, а не откладывать до последнего месяца перед вступлением жёстких правил в силу.

Мифы о переносе сроков ЭТрН

Миф 1. Срок введения ЭТрН перенесли на 2027 год. Это не так: обязанность оформлять электронную накладную действует с 1 сентября 2026 года. Перенесён только момент, с которого на дорожном контроле начинают штрафовать за бумагу вместо электроники, — до 1 марта 2027 года там действует устное замечание по поручению президента.

Миф 2. Малый бизнес и ИП временно освобождены от ЭТрН. Освобождения по размеру компании или системе налогообложения закон не предусматривает. Исключение одно — перевозка собственного груза собственным транспортом без договора перевозки с третьим лицом.

Миф 3. Раз ГИБДД не штрафует, налоговая тоже подождёт. Это разные ведомства с разными основаниями для претензий. Переходный период смягчает последствия на дорожном контроле, но не распространяется на проверку расходов при расчёте налога на прибыль и вычетов по НДС — эти риски актуальны уже сейчас.

Миф 4. Скан бумажной накладной подойдёт вместо электронной. Не подойдёт: формат определил приказ ФНС № ЕД-7-26/383@, документ подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью и передают в ГИС ЭПД — скан-копия этим требованиям не отвечает.

Таблица: нормы, штрафы и действия по ЭТрН

Как перейти на ЭТрН: пошаговая инструкция

1. Проверить срок действия электронной подписи для руководителя, ИП или сотрудников, уполномоченных подписывать документы по машиночитаемой доверенности.
2. Выбрать оператора электронного документооборота или сервис, который поддерживает передачу данных в ГИС ЭПД, и подключиться к нему.
3. Обновить учётную систему или настроить выгрузку документов под формат, который утвердил приказ ФНС от 14.05.2024 № ЕД-7-26/383@, — иначе документ не пройдёт в ГИС ЭПД.
4. Внести в договоры с перевозчиками и экспедиторами условие о работе через электронный документооборот и ответственность за задержку с подписанием документов.
5. Провести тестовую передачу нескольких документов в ГИС ЭПД, прежде чем переводить на электронный формат все перевозки.
6. Обучить водителей, логистов и бухгалтеров: что показывать на дорожной проверке и как читать статус документа в системе.
7. Настроить хранение подписанных документов и доступ к ним на случай запроса от налоговой или спора с контрагентом.

Если перевозчиков и экспедиторов несколько, проще не согласовывать формат с каждым отдельно, а подключить один сервис электронного документооборота и работать по общему стандарту со всеми сразу.

Что сделать бизнесу прямо сейчас

• Проверить, какие перевозчики-контрагенты ещё не подключены к электронному документообороту, и уточнить, когда они планируют это сделать — часто дело в отсутствии электронной подписи у водителя или экспедитора.
• Обновить учётную программу под форматы приказа ФНС № ЕД-7-26/383@ — иначе документ просто не пройдёт в ГИС ЭПД.
• Пересмотреть договоры с перевозчиками: прописать обязанность работать через электронный документооборот и ответственность за непредставление подписанного документа.
• Обучить водителей и логистов, что предъявлять при дорожной проверке и как работает контроль по QR-коду.
• Хранить бумажные копии на время, пока контрагент не готов к переходу, но воспринимать это как временную меру, а не как легальный постоянный режим работы.

Чтобы не согласовывать формат отдельно с каждым перевозчиком, разумнее подключить электронный обмен документами через одного оператора и работать по единому стандарту со всеми контрагентами сразу.

Частые вопросы про штрафы за отсутствие ЭТрН

Есть ли отдельный штраф за отсутствие ЭТрН?

Отдельного штрафа именно за бумажную накладную вместо электронной нет ни в КоАП, ни в Налоговом кодексе. На практике применяют смежные нормы — статью 12.21 КоАП (предупреждение или 500 рублей) и статью 11.14.3 КоАП для экспедиторской деятельности.

До какого числа действует замечание вместо штрафа?

До 1 марта 2027 года — такой подход закрепило поручение президента для МВД и Ространснадзора. Это касается только дорожного контроля, когда вместо электронного документа предъявлена бумага, а не отменяет саму обязанность оформлять ЭТрН.

Что грозит по налогу на прибыль без электронной накладной?

Инспекция может усомниться в документе и снять расходы на перевозку вместе с вычетом по НДС, доначислив налог, пени и штраф. Прямого запрета учитывать расходы без ЭТрН нет: статья 252 НК допускает косвенные подтверждающие документы.

Можно ли подтвердить перевозку другими документами?

Да. Подойдут договор перевозки, акты, счета-фактуры, платёжные документы, путевые листы и данные геолокации. Эту позицию поддерживают письма ФНС и пункт 20 постановления Пленума Верховного суда № 26.

Что будет с алкогольной продукцией без ЭТрН?

До 1 марта 2027 года для алкоголя действуют общие переходные правила. После этой даты перевозка без электронного документа может квалифицироваться как оборот алкоголя без подтверждающих легальность документов по статьям 14.16 и 14.17.4 КоАП, а штрафы для юрлиц достигают сотен тысяч рублей с конфискацией продукции.

Штрафуют ли за отсутствие ЭТрН уже сейчас, в конце 2026 года?

Отдельного штрафа за саму форму документа нет. На дорожном контроле до 1 марта 2027 года действует устное замечание по поручению президента. При этом налоговые риски — снятые расходы и вычеты по НДС — переходный период не затрагивает, их проверяют уже сейчас.

Касается ли обязанность оформлять ЭТрН ИП и малый бизнес?

Да, закон не делает исключений по размеру компании или системе налогообложения. Обязанность не распространяется только на перевозку собственного груза собственным транспортом без договора перевозки с третьим лицом.

Что в итоге делать с ЭТрН

Обязанность оформлять электронную транспортную накладную действует с 1 сентября 2026 года независимо от переходных послаблений Минтранса. Прямого штрафа за бумажный документ в КоАП и НК нет, но цена ошибки — доначисленный налог на прибыль, снятые вычеты по НДС и слабая позиция в споре с перевозчиком.

Как партнёр «Тензора» в Москве, мы подключаем и настраиваем сервисы Saby (СБИС), в том числе сервис Saby TMS для работы с ГИС ЭПД и перевозочными документами. Если компания ещё не перевела накладные в электронный вид или не уверена, что формат документов пройдёт в систему, разумнее решить этот вопрос сейчас, а не ждать, пока переходный период закончится.